Khi doanh nghiệp của bạn phát triển

Khi doanh nghiệp của bạn phát triển thì quy mô các cuộc hội họp cũng tăng lên. Những buổi gặp gỡ không chính thức cũng có thể đem lại hiệu quả, nhưng khi thời gian eo hẹp và doanh nghiệp đang triển khai những dự án phức tạp thì mọi việc cần được tiến hành có bài bản hơn. Trong quá trình làm việc với khách hàng, nhiều khi bạn sẽ phải chủ trì một cuộc họp chính thức.

Bước 1: Ấn định mục tiêu

Cuộc họp có mục tiêu rõ ràng mới khuyến khích người ta tham dự bởi vì họ cần phải biết nó nhắm đến vấn đề gì. Mục tiêu đó cũng sẽ giúp cuộc họp tập trung vào trọng điểm. Thông thường hội họp có một hoặc hai mục tiêu: để thông báo hoặc quyết định một vấn đề nào đó. “ Thảo luận” không phải là mục tiêu hội họp. Chẳng hạn, “Để quyết định việc định vị quảng cáo thương mại cho sê-ri 2000” là một mục tiêu thiết thực của cuộc họp. Nó xác định trọng tâm và công bố rõ ràng mục đích của cuộc họp, trong khi đó nếu mục tiêu là “Để thảo luận việc tiếp thị sê-ri 2000” lại nghe có vẻ rất mơ hồ và có thể đưa mọi người đến chỗ thảo luận một cách tản mạn thay vì phải đưa ra hành động cụ thể.

Bước 2: Tập trung nguời tham dự

Hãy lập danh sách những người tham dự buổi họp, và cân nhắc xem mỗi người có cần tham dự từ đầu tới cuối buổi họp hay không (có thể họ tham gia qua hình thức điện thoại kết nối hay chỉ cần họ ở một chủ đề nhất định). Hãy nhớ rằng, nếu bạn làm mất thời gian của nguời khác, họ sẽ không muốn dự cuộc họp lần này và cả những lần sau, nếu bạn là người chủ trì. Hãy xác định một cách dứt khoát về thời gian tiến hành cuộc họp. Bạn cần phải tôn trọng lịch làm việc của những người tham dự, và tạo sự thoải mái để họ có thể sắp xếp thời gian dự họp bằng cách nói rằng: “Vui lòng lên kế hoạch dể tham dự và xin báo cho tôi biết nếu không thể thu xếp được”. Hãy luôn phổ biến cho mọi người mục tiêu của buổi họp, thời gian bắt đầu và kết thúc, đồng thời nhấn mạnh rằng buổi họp sẽ được bắt đầu đúng giờ.

Bước 3: Lập chương trình buổi họp

Chương trình họp là một danh mục các công việc chính cần xem xét để đạt được mục tiêu của cuộc họp, là cái mà bạn sử dụng cho chính mình hoặc phân phát cho tất cả những người dự họp. Việc phân phối chương trình họp có hai mặt: điểm mạnh là nó cung cấp những nội dung để mọi người theo sát buổi họp, nhưng điểm yếu là nó có thể làm cho những người tham dự bị rối và bị lôi cuốn sang những vấn đề mà bạn chưa sẵn sàng trình bày trong buổi họp. Chẳng hạn, nếu hạng mục thứ năm của dự án là vấn đề kỹ thuật, các kỹ sư dự họp có thể muốn đi ngay vào mục đó. Nếu bạn cần giải quyết những vấn đề khác trước thì chính bạn phải bám chặt lấy chương trình đã ấn định. Nếu bạn đang điều khiển một cuộc họp về tiến độ của dự án, bạn có thể sử dụng kế hoạch thời gian thực hiện của dự án đó làm chương trình họp.

Nếu bạn quyết định phân phát chương trình họp cho mọi người tham dự, hãy bảo đảm tuyên bố mục tiêu và thời gian họp ở đầu trang. Tất cả mọi vấn đề cần phải được đánh dấu đề mục đầu dòng. Bảo đảm mọi nguời đều nhận được chương trình họp, và nên có một số bản photo dự phòng.

Bước 4: Kiểm soát cuộc họp

Khi cuộc họp bắt đầu, bạn có trách nhiệm bảo đảm nó được tiến hành trôi chảy và đi đúng trọng tâm. Sau đây là một số lời khuyên để giúp bạn làm được điều này:

§ Bắt đầu đúng giờ, dù cho có một số người đến trễ. Nếu cứ chờ cho đến khi người cuối cùng có mặt tức là bạn đã vô tình tập cho mọi người thói quen đi trễ.

§ Tóm tắt ngắn gọn mục tiêu của cuộc họp.

§ Nếu không phân phát chương trình họp thì phải đảm bảo mọi người nắm được nội dung họp để đạt được mục tiêu đã đề ra.

§ Nếu buổi họp kéo dài mà vẫn không đưa ra được quyết định nào, bạn cần phải ngăn không để mọi người tiếp tục thảo luận, có thể bằng cách nói rằng: “Do phải tuân thủ kế hoạch thời gian của dự án, chúng ta phải đưa ra quyết định”.

§ Nếu còn điều gì đó chưa đưa ra giải pháp được trong cuộc họp, phải xác định cần phải làm gì để giải quyết vấn đề đó trong tương lai và bổ sung vào kế hoạch thời gian của dự án.

§ Kiểm soát : Bạn phả tỏ ra kiên định trong trường hợp những người dự họp đi trệch khỏi vấn đề đang triển khai trong buổi họp và đề nghị sẽ thảo luận trong một cuộc họp khác.

§ Xếp lich cho cuộc họp tiếp theo vào cuối buổi họp hiện tại.

§ Nếu là người triệu tập cuộc họp, bạn còn có trách nhiệm phải lập biên bản hoặc chỉ định người lập biên bản.

Bước 5: Những công việc tiếp theo

Khi cuộc họp đã kết thúc, bạn vẫn còn phải làm một số việc khác. Hãy hệ thống và tóm tắt lại các ghi chú về diễn tiến của cuộc họp, những vấn đề đã được giải quyết, những việc cần làm đối với những vấn đề cần đi sâu phân tích thêm. Bản tóm tắt này được lập trên cơ sở các thông tin từ biên bản họp. Không nên trình bày quá dài dòng- tốt nhất là một số điểm ở các dấu đầu dòng. Hãy đảm bảo rằng phải gửi lời cám ơn những người đã tham dự cuộc họp. Chắc chắn mọi người sẽ hài lòng khi họ được đánh giá cao việc đã dành thời gian dự họp. Hãy cập nhật kế hoạch thời gian của dự án dựa vào các báo cáo tiến độ thực hiện công việc tại cuộc họp, trong đó cần đảm bảo việc ấn định thời gian cho cuộc họp tiếp theo, kèm theo những yêu cầu cấn phải đạt được.

Phổ biến kế hoạch thời gian công việc đã được cập nhật cho mọi người đã tham dự cuộc họp

Kết quả (Anh) 1:

Khi doanh nghiệp của bạn phát triển thì quy mô các cuộc hội họp cũng tăng lên. Những buổi gặp gỡ không chính thức cũng có thể đem lại hiệu quả, nhưng khi thời gian eo hẹp và doanh nghiệp đang triển khai những dự án phức tạp thì mọi việc cần được tiến hành có bài bản hơn. Trong quá trình làm việc với khách hàng, nhiều khi bạn sẽ phải chủ trì một cuộc họp chính thức.Bước 1: Ấn định mục tiêuCuộc họp có mục tiêu rõ ràng mới khuyến khích người ta tham dự bởi vì họ cần phải biết nó nhắm đến vấn đề gì. Mục tiêu đó cũng sẽ giúp cuộc họp tập trung vào trọng điểm. Thông thường hội họp có một hoặc hai mục tiêu: để thông báo hoặc quyết định một vấn đề nào đó. “ Thảo luận” không phải là mục tiêu hội họp. Chẳng hạn, “Để quyết định việc định vị quảng cáo thương mại cho sê-ri 2000” là một mục tiêu thiết thực của cuộc họp. Nó xác định trọng tâm và công bố rõ ràng mục đích của cuộc họp, trong khi đó nếu mục tiêu là “Để thảo luận việc tiếp thị sê-ri 2000” lại nghe có vẻ rất mơ hồ và có thể đưa mọi người đến chỗ thảo luận một cách tản mạn thay vì phải đưa ra hành động cụ thể.Step 2: focus your attendeesLet's make a list of those who attended the meeting, and consider each person need attend the meetings or not (can they participate via telephone connections or forms only need them in a certain topic). Remember, if you do take the time to other people, they will not want to attend the meeting this time and the next time, if you are the host. Let's define a unequivocally about the time of conducting the meeting. You need to respect the working schedule of the participants, and comfort so they can arrange the time attending the meeting by saying: "Please plan to attend and are here to please let me know if not accommodate". Always popular for all the objectives of the meeting, the start time and end at the same time insisting that the meeting will start on time.Step 3: set up the program of the meetingChương trình họp là một danh mục các công việc chính cần xem xét để đạt được mục tiêu của cuộc họp, là cái mà bạn sử dụng cho chính mình hoặc phân phát cho tất cả những người dự họp. Việc phân phối chương trình họp có hai mặt: điểm mạnh là nó cung cấp những nội dung để mọi người theo sát buổi họp, nhưng điểm yếu là nó có thể làm cho những người tham dự bị rối và bị lôi cuốn sang những vấn đề mà bạn chưa sẵn sàng trình bày trong buổi họp. Chẳng hạn, nếu hạng mục thứ năm của dự án là vấn đề kỹ thuật, các kỹ sư dự họp có thể muốn đi ngay vào mục đó. Nếu bạn cần giải quyết những vấn đề khác trước thì chính bạn phải bám chặt lấy chương trình đã ấn định. Nếu bạn đang điều khiển một cuộc họp về tiến độ của dự án, bạn có thể sử dụng kế hoạch thời gian thực hiện của dự án đó làm chương trình họp.Nếu bạn quyết định phân phát chương trình họp cho mọi người tham dự, hãy bảo đảm tuyên bố mục tiêu và thời gian họp ở đầu trang. Tất cả mọi vấn đề cần phải được đánh dấu đề mục đầu dòng. Bảo đảm mọi nguời đều nhận được chương trình họp, và nên có một số bản photo dự phòng.Bước 4: Kiểm soát cuộc họpKhi cuộc họp bắt đầu, bạn có trách nhiệm bảo đảm nó được tiến hành trôi chảy và đi đúng trọng tâm. Sau đây là một số lời khuyên để giúp bạn làm được điều này:§ Bắt đầu đúng giờ, dù cho có một số người đến trễ. Nếu cứ chờ cho đến khi người cuối cùng có mặt tức là bạn đã vô tình tập cho mọi người thói quen đi trễ.§ Tóm tắt ngắn gọn mục tiêu của cuộc họp.§ Nếu không phân phát chương trình họp thì phải đảm bảo mọi người nắm được nội dung họp để đạt được mục tiêu đã đề ra.§ Nếu buổi họp kéo dài mà vẫn không đưa ra được quyết định nào, bạn cần phải ngăn không để mọi người tiếp tục thảo luận, có thể bằng cách nói rằng: “Do phải tuân thủ kế hoạch thời gian của dự án, chúng ta phải đưa ra quyết định”.§ Nếu còn điều gì đó chưa đưa ra giải pháp được trong cuộc họp, phải xác định cần phải làm gì để giải quyết vấn đề đó trong tương lai và bổ sung vào kế hoạch thời gian của dự án.§ Kiểm soát : Bạn phả tỏ ra kiên định trong trường hợp những người dự họp đi trệch khỏi vấn đề đang triển khai trong buổi họp và đề nghị sẽ thảo luận trong một cuộc họp khác.§ Xếp lich cho cuộc họp tiếp theo vào cuối buổi họp hiện tại.§ Nếu là người triệu tập cuộc họp, bạn còn có trách nhiệm phải lập biên bản hoặc chỉ định người lập biên bản.Bước 5: Những công việc tiếp theoKhi cuộc họp đã kết thúc, bạn vẫn còn phải làm một số việc khác. Hãy hệ thống và tóm tắt lại các ghi chú về diễn tiến của cuộc họp, những vấn đề đã được giải quyết, những việc cần làm đối với những vấn đề cần đi sâu phân tích thêm. Bản tóm tắt này được lập trên cơ sở các thông tin từ biên bản họp. Không nên trình bày quá dài dòng- tốt nhất là một số điểm ở các dấu đầu dòng. Hãy đảm bảo rằng phải gửi lời cám ơn những người đã tham dự cuộc họp. Chắc chắn mọi người sẽ hài lòng khi họ được đánh giá cao việc đã dành thời gian dự họp. Hãy cập nhật kế hoạch thời gian của dự án dựa vào các báo cáo tiến độ thực hiện công việc tại cuộc họp, trong đó cần đảm bảo việc ấn định thời gian cho cuộc họp tiếp theo, kèm theo những yêu cầu cấn phải đạt được.Phổ biến kế hoạch thời gian công việc đã được cập nhật cho mọi người đã tham dự cuộc họp

Kết quả (Anh) 2:

As your business develops, scale meetings also increased. These informal meetings can also be effective, but when time is tight and businesses are implementing complex projects, things should be done with all the above. In the process of working with clients, much as you would have to host a formal meeting. Step 1: Assign goals meeting explicitly aims to encourage people to participate because they need to know it targeting problems. That goal will help the meeting focused on the key. Normally Meeting one or two objectives: to inform or decide a certain issue. "Discussion" is not meeting targets. For example, "To decide on the positioning commercials for series 2000" is a practical goal of the meeting. It defines the focus and clearly announced purpose of the meeting, while if the goal is "to discuss the marketing of series 2000" again sounds very vague and can send people to the site discussed scattered instead of giving concrete action. Step 2: Focus on participants Please make a list of those attending the meeting, and consider whether each person has to attend the meeting from beginning to end meeting or not (may they participate through telephone form or just connect them in a certain topic). Remember, if you do take other people's time, they will not want to attend this meeting and the next time, if you are the host. Please specify explicitly the time of the meeting. You need to respect the schedules of the participants, and create comfort for them to arrange a time to attend the meeting by saying: "Please plan to attend and please let me know if can not arrange it. " Always popular for all targets of the meeting, the start time and end at the same time stressed that the meeting will start on time. Step 3: To program the meeting agenda is a list the major tasks to be considered to achieve the objectives of the meeting, which is what you use for yourself or to distribute to all attendees. The distribution of the agenda is twofold: strong point is that it provides the content for people to follow the conference, but the weakness is that it can make the participants become confused and are attracted to the problem but you are not ready to present in the meeting. For example, if the fifth item projects are technical issues, the engineers attending may want to go right into that category. If you need to resolve other issues before, you should be clinging to a fixed program. If you are driving a meeting on the progress of the project, you can use the plan implementation period of the project that makes the agenda. If you decided to distribute the agenda to all participants, Ensure declared objectives and meeting time at the top. All issues must be highlighted first title line. To ensure everyone receives the agenda, and should have some backup copies. Step 4: Control the meeting when the meeting starts, you have a responsibility to ensure it is conducted smoothly and in the right key shower. Here are some tips to help you do this: § Start on time, even though some people are late. If you just wait until the last available means you have accidentally set people tardiness habit. § brief summary of the meeting objectives. § If not distribute agendas, they must ensure that all who grasp the content of the meeting to achieve the objectives set out. § If the meeting lasts, but still unable to make decisions, you need to stop for people to continue to discuss, perhaps by saying "Due to the plan must comply with the project's time, we have to make a decision." § If there's something not offer solutions in the meeting, to determine what to do to solve problems in the future and add to the time plan of the project. § Control: You made ​​proved steadfast in case the participants deviate from ongoing problem in meeting and will draft proposals Comments in another meeting. § scheduled for the next meeting at the end of the current session. § If the person convening the meeting, you still have a responsibility to make records or specify the record makers. Step 5 : The next job when the meeting ended, you still have to do some other work. Let's recap the system and notes on the progress of the meeting, the issues have been resolved, what to do with the issues that need more in-depth analysis. This summary was prepared on the basis of information from the minutes of the meeting. Should not present too long, War is best at some point bullets. Make sure to thank those who attended the meeting. Surely everyone will be satisfied when they are appreciated for taking the time to attend the meeting. Please update the time plan of the project based on the progress reports of work done at the meeting, which should ensure the fixing of the time for the next meeting, together with the requirement to be achieved . Disseminating time work plan has been updated for all who attended the meeting