Memo (hay còn gọi là lời nhắn) và t

Memo (hay còn gọi là lời nhắn) và thư là hai hình thức liên lạc phổ biến nhất trong kinh doanh hiện nay. Về một khía cạnh nào đó thì memo cũng giống như thư vì nó cũng dùng để trao đổi thông tin trong kinh doanh. Bài viết đưa ra một số lưu ý và tiêu chuẩn khi viết memo.
Nếu bạn viết memo (lời nhắn) cho người bạn thân thì bạn có thể viết thế nào tùy thích miễn sao người đọc hiểu đúng ý của bạn. Tuy nhiên, khi viết memo trong kinh doanh thì bạn cần phải tuân thủ một số quy tắc.

Memo (hay còn gọi là lời nhắn) và thư là hai hình thức liên lạc phổ biến nhất trong kinh doanh hiện nay. Về một khía cạnh nào đó thì memo cũng giống như thư vì nó cũng dùng để trao đổi thông tin trong kinh doanh. Tuy nhiên, memo có một vài đặc điểm quan trọng khác:

1. Memo chỉ được sử dụng trong nội bộ công ty, hoặc tổ chức.
2. Memo thường không được sử dụng kiểu cách như thư mà nó suồng sã hơn.
3. Memo thường ngắn và đi vào trọng tâm của vấn đề.
4. Memo thường sử dụng cách nói thẳng, trực tiếp.
5. Memo không có lời chào mở đầu cũng như không có câu chào khi kết thúc.
6. Memo có format định dạng khá chuẩn và định dạng này khác định dạng của thư tín trong thương mại.


Dưới đây là format của một memo thường gặp
Memorandum
Date: (Ngày, tháng, năm)
To: (Người nhận)
From: (Người gửi)
Subject: (Chủ đề)
Text of the memo (Nội dung)

Ở đầu mỗi memo thường là biểu tượng và tên của công ty. Có hai dạng memo, một dạng truyền thống và một dạng hiện đại.

ü Dạng truyền thống thì không viết lùi vào ở dòng đầu mỗi đoạn văn và ở giữa mỗi đoạn văn phải cách ra một dòng.
ü Dạng hiện đại thì phải lùi vào một khoảng ở dòng đầu mỗi đoạn văn và ở giữa các đoạn văn thì không cần có khoảng cách.

Trong trường hợp nội dung bản memo quá dài và phải kéo dài đến trang thứ hai thì bạn có thể viết lại ngày, tháng, người nhận, người gửi, chủ đề và nội dung giống như trang thứ nhất. Còn nếu bạn không muốn mất thời gian ghi lại những thông tin kia thì bạn có thể viết trong dòng đầu tiên của trang thứ hai tên người nhận ở góc bên trái, ở giữa là số trang và ở góc bên phải là ngày tháng.
Thường thì memo để lề là 1 inch (tương đương với 1.45 cm) ở cả bốn phía và bạn phải luôn nhớ rằng lề luôn phải để ở dạng canh trái (Align left) và không bao giờ được để ở dạng canh đều hai bên (Justify) vì nếu để canh đều hai bên thì phần mềm Word sẽ tự động cho thêm những khoảng trống vào giữa câu để cho lề hai bên được thẳng hàng.

Nội dung của memo phải ngắn gọn và súc tích, câu trong phần nội dung thường là những câu ngắn và không chứa đựng cảm xúc. Cách tổ chức ý trong memo cũng rất quan trọng vì memo càng súc tích càng tốt nên bạn phải tổ chức ý làm sao cho người nhận cảm thấy dễ hiểu nhất. Vì vậy nên nếu bạn có nhiều ý cần truyền tải trong một memo thì bạn có thể sử dụng các chữ số La Mã, các con số, chữ cái, các biểu tượng… để phân biệt các ý với nhau và làm cho người đọc tiếp nhận thông tin một cách nhanh nhất.
Tuyệt đối tránh viết thêm các thông tin không cần thiết như "have fun" (chúc vui vẻ) hoặc "have a nice day" (chúc một ngày tốt lành).

Nếu bạn có tài liệu đính kèm thì nên đính kèm nó ở phía cuối trang memo về phía góc trái.

Bạn nên chú ý đến ngôn ngữ được sử dụng trong memo vì nó là ngôn ngữ trong kinh doanh nên tốt nhất là nên sử dụng đại từ nhân xưng ngôi thứ nhất (I hoặc we).

Các từ ngữ sử dụng nên ngắn gọn, súc tích, cụ thể và rõ ràng, tránh việc sử dụng từ ngữ bóng bẩy, ẩn dụ và những từ có thể khiến người khác hiểu nhầm.

Và điều đặc biệt chú ý là bạn nên xác định chắc chắn về đối tượng nhận memo. Bạn phải biết họ là ai, trình độ hiểu biết của họ đến đâu, họ muốn nghe và thấy những gì, vị trí của họ ở đâu trong công ty. Không bao giờ được phép đặt bút viết memo mà không rõ mình đang viết cho ai.

Kết quả (Anh) 1:

Memo (also known as the message) and the message are the two most common forms of communication in the business today. About a certain aspect of the memo just as the message because it is also used to exchange information in the business. The article gives some note and standard when writing the memo.If you write a memo (message) for close friends then you can write how long preferences the reader understand your idea correctly. However, when writing the memo in the business then you need to follow some rules. Memo (also known as the message) and the message are the two most common forms of communication in the business today. About a certain aspect of the memo just as the message because it is also used to exchange information in the business. However, the memo has several important characteristics: 1. Memo is only used within the company, or organization.2. Memo is often not used such letters that it plain.3. Memo is often short and go into the core of the problem.4. Memo usually uses straight, direct.5. Memo no opening greetings as well as no greeting at the end.6. Memo are pretty standard format format and this format to another format of letters in the trade. Here is the format of a memo in commonMemorandumDate: (day, month, year)To: (recipient)From: (sender)Subject: (subject)Text of the memo (content) At the top of each memo is often the symbol and the name of the company. There are two types of memo, a traditional form and modern form. ü the traditional Form are not written back to the first line in each paragraph and in between each paragraph is way out of line.ü modernized to stand on the top of each line in a text and in the middle of paragraphs no distance. In the case of content a memo too long and must be extended to the second page then you can rewrite the date, sender, recipient, subject and content the same as the first page. If you do not want to take the time to record the other information then you can write in the first line of the second page name in the left corner, in between is the number of pages and in the right angle is on the March.Often the memo to the margin is 1 inch (1.45 cm equivalent) in all four sides and you must always remember that the margin should always be to the left justify (Align left) and never been to in the form of soup are two sides (Justify) as if to justify either side of the Word software will automatically add the gaps between the two sides be margin for the sentence to a straight line. The contents of the memo is brief and concise, the sentence in the content section is usually the short sentences and do not contain the emotions. How to organize Italy in the memo is also important because the memo as concise as possible, you must organize Italy how recipients feel easy to understand. So if you have many Italy need to convey in a memo, then you can use Roman numerals, numbers, letters, symbols ... to distinguish the Italy together and makes the reader absorb information quickly.Absolutely avoid adding unnecessary information such as "have fun" (cheers) or "have a nice day" (good day). If you have attachments, you should attach it to the bottom of the page to the left corner of the memo. You should pay attention to the language used in the memo because it is the language in the business so it is best to use pronouns to the throne (I or we). The wording used should be short, concise, specific and clear, avoiding the use of words, metaphors and the words might cause other people misconceptions. And what particular attention is that you should determine for sure on the subject received the memo. You have to know who they are, their knowledge level to where they want to hear and see what their position, where in the company. Never allowed to put the pen written memo that unknown is written for anyone.

Kết quả (Anh) 2:

Memo (aka message) and a second form of communication is most common in business today. About a certain aspect it is like a memo as it is also used to exchange business information. The article provides a few notes and memo writing standards.
If you write memo (message) for close friends, you can write what you like as long as readers understand correctly your disposal. However, when writing the memo in business then you need to follow some rules.

Memo (aka message) and a second form of communication is most common in business today. About a certain aspect it is like a memo as it is also used to exchange business information. However, the memo has several other important features:

1. Memo only used within the company, or organization.
2. Memo normally not used as a style that more flippant.
3. Memo usually short and into the heart of the problem.
4. Memo often use a straightforward, direct.
5. Memo no opening greeting greeting and no end.
6. Memo has a standard format and the format is quite different format in the format of commercial correspondence.


Here is the format of a common memo
Memorandum
Date: (day, month, year)
To: (Recipients)
From: (The posts)
Subject: (Subject)
text of the memo (Content)

At the beginning of each memo is often a symbol of the company name. There are two types memo, a traditional form and a modern format.

Ü traditional form are not indented in the first line of each paragraph, and in between each paragraph must be way off line.
Ü modern form must indentation a period in the first line of each paragraph and in the middle of the paragraph is not required distance.

in the case of the contents of the memo is too long and must be extended to the second page, then you can write the date, recipient , sender, subject and content like the first page. And if you do not want to take the time to record other information, you can write in the first line of the second page the recipient's name in the left corner, in the middle of the page and in the right corner is the date.
Often the margin is 1 inch memo to (equivalent to 1:45 cm) on all four sides and you must always remember that the margins have to keep in the form of left-aligned (Align left) and never get to watch as both sides (Justify ) as if to guard both sides, the software Word will automatically add the space in between the two sides so that the margins are aligned.

the contents of the memo to be brief and concise sentences in the text usually short sentences and does not contain the emotion. The organization reviews the memo is also very important because the memo as concise as possible, so you have to organize the work so that the recipient feels easiest to understand. So if you have the most up to transmit in a memo, you can use the Roman numerals, numbers, letters, symbols ... to distinguish it together and make people read more receive information as quickly as possible.
Absolutely avoid further write unnecessary information such as "have fun" (have fun) or "have a nice day" (have a good day).

If you have a document attached together they should attach it at the bottom of the page memo to the left corner.

You should pay attention to the language used in the memo because it is the language of business, so it is best to use personal pronouns in first person (I or we).

the words used should be short, concise, specific and clear, avoiding the use of figurative, metaphorical and words can make people misunderstand.

and particularly note that you should ascertain the memo recipients. You must know who they are, their level of knowledge to where they want to hear and see what, where their position in the company. Never allowed to put into writing his memo was written unknown to anyone.