Thông báo khách trả buồng với các b

Thông báo khách trả buồng với các bộ phận khác trong khách sạn
Bộ phận lễ tân phải thông báo kịp thời việc khách trả buồng cho các bộ phận cung cấp dịch vụ của khách sạn, đồng thời đề nghị các bộ phận này chuyển ngay các hoá đơn dịch vụ chưa thanh toán của khách để chuẩn bị hồ sơ thanh toán cho khách. Bộ phận lễ tân phải báo cho bộ phận buồng về việc khách sẽ trả buồng để bộ phận buồng chủ động kiểm tra mini bar, đồ dùng trong buồng, bố trí dọn vệ sinh buồng để chuẩn bị đón khách khác.

3. Chuẩn bị hồ sơ thanh toán trước cho khách
Nhân viên thu ngân dựa vào danh sách khách dự định thanh toán hàng ngày để chuẩn bị hồ sơ thanh toán cho khách. Thông thường ca trước chuẩn bị hồ sơ thanh toán cho ca sau. Việc chuẩn bị tốt hồ sơ thanh toán trước cho khách sẽ giúp cho việc thanh toán nhanh và hiệu quả.

Hồ sơ thanh toán gồm:
• Phiếu đăng ký khách sạn.
• Thư xác nhận đặt buồng.
• Các loại hoá đơn dịch vụ chưa thanh toán của khách và các phiếu ký nợ.
• Phiếu đổi buồng (nếu có).
• Phiếu thanh toán trước của khách (nếu có).
• Phiếu cà thẻ tín dụng: kiểm tra khoản tiền đảm bảo cho việc thanh toán
• Hoá đơn tổng hợp.
• Thư cảm ơn khách của tổng giám đốc khách sạn.
• Tất cả các phiếu và hoá đơn trên được xếp vào hồ sơ đề tên khách ở ngoài và các hồ sơ được sắp xếp theo thứ tự số buồng để tiện sử dụng.

4. Kiểm tra số tiền đặt cọc của khách
Trường hợp khách đã đặt cọc một số tiền khi đặt buồng hoặc làm thủ tục đăng ký khách sạn, nhân viên thu ngân phải kiểm tra kỹ để tránh nhầm lẫn trong khi làm thủ tục thanh toán cho khách.
Khi chuẩn bị hồ sơ thanh toán trước cho khách, nhân viên thu ngân phải kiểm tra hồ sơ đăng ký khách để xác định trách nhiệm và phương thức thanh toán.
Trường hợp khách có đặt cọc trước, khi thanh toán cần nhân viên thu ngân phải trừ số tiền khách đã đặt cọc.

5. Đề nghị ngân hàng chấp thuận việc thanh toán phụ trội của khách
Đối với khách hàng thanh toán bằng thẻ tín dụng mà có mức tiêu dùng lớn hơn mức quy định của ngân hàng, nhân viên thu ngân phải tiến hành xin sự chấp thuận thanh toán của ngân hàng cho khách.
Cách xin chấp thuận thanh toán (Approved code): Bấm máy xin số tiền khách nợ khách sạn, trên máy hiện lên dòng chữ "Gõ số thẻ" (Enter card number) sau đó gõ phím Enter và gõ vào máy ngày hết hạn của thẻ. Nếu không có gì trục trặc máy sẽ hiện lên dòng chữ "Gõ số tiền cần xin" (Enter amount), tiếp tục gõ số tiền cần xin vào máy, trên máy sẽ hiện lên dòng chữ "đồng ý cho thanh toán" (Authorized). Một số trường hợp khi cà thẻ qua máy mà không xin được Approved code thì nhân viên phải gọi điện ra ngân hàng liên quan để xin ngân hàng chấp thuận. Nếu được thì ghi lại số Approved code. Trường hợp ngân hàng không đồng ý nhân viên thu ngân phải báo ngay cho khách để khách kịp thời giải quyết.

II. Quy trình thanh toán cho khách
1. Quy trình thanh toán cho khách
• Chào khách và gợi ý giúp đỡ.
• Tiếp nhận yêu cầu thanh toán
• Hỏi tên khách và số buồng.
• Tìm hồ sơ thanh toán và xác nhận lại các thông tin với khách.
• Hỏi khách đêm hôm qua và sáng nay có sử dụng thêm dịch vụ gì của khách sạn không.
• Chuyển và yêu cầu khách kiểm tra bảng tổng hợp chi phí.
• Báo cho bộ phận buồng về việc khách trả buồng và đề nghị kiểm tra.
• Nhập nốt các chi phí còn lại nếu có vào bảng tổng hợp chi phí.
• Chuyển cho khách bảng tổng hợp chi phí để kiểm tra lại.
• Làm thủ tục thanh toán cho khách
+ Hỏi phương thức thanh toán
+ Thông báo tổng số tiền khách phải thanh toán (sau khi đã trừ tiền đặt cọc nếu có)
+ Lập hoá đơn thanh toán
+ Thực hiện việc thanh toán
+ Chuyển hoá đơn cho khách kiểm tra và đề nghị ký tên.
+ Đóng dấu "đã thanh toán" vào hoá đơn khách đã trả tiền và đưa cho khách. Chuyển thư cám ơn của khách sạn (nếu có)
+ Nhận lại chìa khoá buồng và trả lại giấy tờ tuỳ thân cho khách.
+ Trả đồ trong két an toàn lại cho khách (nếu có).
• Tham khảo ý kiến khách về các dịch vụ của khách sạn.
• Giúp khách tìm phương tiện vận chuyển nếu khách có nhu cầu.
• Giao phiếu đã thanh toán (check-out card) cho nhân viên hành lý.
• Tạm biệt khách, chúc khách lên đường may mắn, hẹn sớm gặp lại.
• Hoàn thiện hồ sơ thanh toán và đổi tình trạng buồng.
• Chuyển hồ sơ thanh toán cho bộ phận kế toán.

Kết quả (Anh) 1:

Notice the return with the other parts of the Chambers hotelFront desk Department must promptly notify the paying guests of the Chamber for the Department to provide services of the hotel, and recommend this Department moved immediately to the invoices unpaid service to prepare your payment profile. Front desk Department must inform the Chamber parts about accommodations customers would pay to the Department the Chamber actively check mini bar, appliances in the Chamber, cleaning cabins to prepare other guests.3. Prepare the payment profile priorCashier based on the list of daily customers payment intended to prepare the billing records. Usually the ca before preparing records payment for the following shifts. The preparation of good payment record advance will help the payment is fast and efficient. Payment profile include:• Registration at the hotel. • Letter of confirmation of the Chamber. • The types of invoices unpaid services of the slips and signed the debt.• The Chamber change Votes (if available).• Payment of the guests (if any).• Coffee Coupons credit cards: check the amount for payments • Aggregate bills.• Letter of thanks from the President hotel guests.• All the slips and invoices on the record placed in the theme name and the records are arranged according to the order of the Chamber for convenience of use.4. check your deposit amount The case has put a pile of money when booking accommodations or hotel registration procedures, the cashier to check carefully to avoid confusion while making the payment procedure. When the billing records before preparation, cashier to check registration records to determine responsibility and method of payment.In case there is a deposit ago, when payment cashier must deduct the amount for deposit. 5. To recommend the Bank to approve the extra payment of For customers paying with a credit card that has a greater level of consumer provisions of the Bank, the cashier must proceed please approved payment of the Bank. How to apply for approval of payment (Approved code): press the air please owe amounts to the hotel, we found on the inscription "Type card number" (Enter card number) then tap the Enter key and type in your card's expiration date. If nothing goes wrong the machine will show up "Type of money need to please" (Enter amount), continue to type the amount of money needed to get into the machine, the machine will show up on the words "agreed for payment" (Authorized). In some cases when the card through the machine without coffee please be Approved code, the employee must call out the banks involved to please the Bank approved. If the record number of Approved code. The case of the Bank did not agree to cashier must notify the customer to solve the customers timely.II. payment procedure for1. The payment process for • Greet guests and suggestions help.• Receiving of payment request• Ask the name and number of the Chamber.• Find payment records and confirm the information with customers.• Ask guests last night and this morning have used more what services of the hotels do not. • Transfer and ask to check the table of general costs.• Inform the Chamber parts about accommodations and recommended customers pay check.• Enter the remainder of the costs left if on the aggregate table costs.• Transfer for general cost table to check back.• Payment procedures for+ Ask the payment method + Notice of payment amount (excluding deposit if available) + Payment billing + Make the payment + Transfer of invoices for check and sign the proposal. + Stamp "paid" on the invoice and give customers have paid for. Thanks to the hotel's mail (if available) + Get back Chamber and return key identification. + Pay map in safe again for guests (if any).• Consult on the services of the hotel.• Help find transportation if there is demand.• Delivery of the voucher payment (check-out card) for staff of baggage.• Goodbye, good luck, customers line up see you soon.• Complete the payment profile and change the status of the Chamber.• Transfer payment profile for the Accounting Division.

Kết quả (Anh) 2:

Notifications arrival chamber with other parts of the hotel
reception department shall promptly notify the client to pay the chamber for parts supply of hotel services, and the proposal of this department to immediately transfer the goods unpaid service menu of guests to prepare dossiers for payment. Reception to tell parts of the chamber will pay the chamber to chamber proactive department checked mini bar, utensils in the chamber, the chamber cleaning arrangement to prepare other guests. 3. Preparing documents for customer prepayment cashier based on the guest list daily payment intended to prepare documents for payment. Typically cases before the payment dossier preparation for the next shift. The documents prepared for the guests prepay make fast and efficient payments. Payment Profiles include: • Registration Form hotel. • Mail confirmation chamber. • Invoices for services not yet customer billing and debt stock up. • Redemption form chambers (if any). • Voucher prepaid guests (if any). • Coffee credit card bills: check guarantee funds for the payment of • Chemistry Synthetic application. • Letters to thank our guests the hotel general manager. • All bills and invoices on a dossier fall in customer name out and the records are sorted in order of the number of floors for easy use use. 4. Check the amount of customer deposits Where the deposit some money when booking suites or property registration procedures, the cashier must check carefully to avoid mistakes in the procedures for payment . When preparing to record a prepayment for the guests, the cashier must check registration records to determine customer responsibilities and method of payment. In case there is a deposit, the payment required collectors banks must subtract the amount of deposit customers. 5. Suggest bank approves the customer additional payment For customers paying by credit card but have bigger consumption rate stipulated by the bank, the cashier must seek permission to conduct payment of banks to their clients. The application for approval of payment (Approved code): Press machine would amount debtors hotel on with the words "Type of card" (Enter card number) then tap the Enter key and type on the expiration date of the card machine. If nothing malfunctioning machine will show the words "Enter the amount to apply" (Enter amount), continue typing the required amount of application on your computer, it will show up on the words "agree to pay" (Authorized ). In some cases when the card through the machine without coffee pleased Approved code, employees have to call the bank concerned to apply for bank approval. If possible, record the number Approved code. If the bank does not agree to the cashier to immediately notify the customer to promptly resolve customer. II. Procedure for payment 1. Process payment for guests • Welcome guests and suggestions help. • Receiving payment requests • Ask guests name and number of bedrooms. • Find records of payment and confirmation information to visitors. • Ask guests nights yesterday and this morning have used nothing more hotel services are not. • Transfer and request inspection cost summary. • Tell chamber parts on arrival and suggested test chamber. • Enter notes the remaining costs if any in the cost summary. • Transfer to hotel cost summary for testing. • Procedures for payment payment method + Q + Inform the total amount guests payable (after deduction of the deposit if any) + Billing payment + Make payment + Jump guest invoice check and sign the proposal. + Branding "paid" on goods Single customers have paid and given to guests. Forward a letter to thank the hotel (if any) + Get the key and return chamber personal papers to guests. + Pay for safe toys for guests (if any). • Consult guest on hotel services. • Help people find transportation if guests wish. • Communicate paid shares (check-out card) for baggage staff. • Goodbye guest, guest wishes the best of luck, See you soon. • Complete payment profile and status change chamber. • Move billing records for the accounting department.