Khi công việc giải quyết xong hoặc

Khi công việc giải quyết xong hoặc hết năm văn thư (nhiệm kỳ hoạt động), hồ sơ được kết thúc. Người lập hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra lại hồ sơ (đvbq), để:
- Bổ sung văn bản, tài liệu còn thiếu.
- Loại bỏ văn bản, tài liệu trùng thừa hoặc không có giá trị.
- Xem xét lại trật tự sắp xếp trong hồ sơ (đvbq), nếu chưa hợp lý thì sắp xếp lại.
Chỉnh sửa, hoàn chỉnh tiêu đề hồ sơ và thời hạn bảo quản của hồ sơ.

Kết quả (Anh) 1:

When the work done or the most in clerical (active tenure), the record was finished. The establishment has the responsibility to verify the records (đvbq), to: -Additional text, the missing documents. -Remove the duplicate material, text or no value. -Sort order review in profile (đvbq), if irrational, then rearrange. Edit, complete the profile header and the time limit for the preservation of records.

Kết quả (Anh) 2:

When the work is resolved or the end of the letter (term operation), the profile is ended. Who are responsible for documented test records (dvbq), to:
- Add text, missing documents.
- Removing text, document coincides redundant or no value.
- Review of order sort of record (dvbq), if not reasonable, then rearrange.
edit, complete header files and the preservation period of records.