Thư ký và việc sử dụng điện thoại t

Thư ký và việc sử dụng điện thoại trong giao tiếp

Hàng ngày trong công ty người thư ký sẽ nhận rất nhiều cuộc điện thoại. Đây là một cuộc nói chuyện gián tiếp. Vì vậy thái độ và giọng nói của người thư ký rất quan trọng, phải luôn hoà nhã lịch thiệp.

Sau khi nghe hết tiếng chuông thứ 2, nhắc ống nghe lên và xưng danh, tiếp là câu nói “ tôi có thể giúp gì cho anh, chị … “ Tay trái cầm ống nghe, tay phải cầm bút để ghi lại lời nhắn nếu cần. Người thư ký phải ghi lại một cách đầy đủ chính xác. Các nội dung quan trọng người thư ký nên đọc lại cho người nghe xác nhận.

Khi người thư ký bận làm một việc gì phải tập trung một cách tuyệt đối mà tiếng chuông điện thoại luôn réo bên tai, tâm lý bực bội thường xuất hiện vì có người quấy rầy. Trong trường hợp này, người thư ký phải kiềm bực tức bộc phát, không được quăng bút giận dữ với giọng nói bề trên, gắt gỏng,… cách cư xử này có thể làm mất uy tín của lãnh đạo. Người thư ký phải lịch thiệp với những câu nói như “ xin lỗi, anh (chị) có thể gọi lại cho tôi sau “X” tiếng nữa không, tôi đang có việc rất gấp, không thể tiếp chuyện ngay bây giời được “

Mọi người gọi điện thoại cho lãnh đạo phải thông qua thư ky. Người thư ký đóng vai trò “phin cà phê“, sàng lọc các cuộc đàm thoại bằng điện thoại của người lãnh đạo. Tất cả chỉ là việc vụn vặt trong sự nghiệp to lớn đầy trọng trách. Để thực hiện chức năng này người thư ký cần hiểu rõ người lãnh đạo cần nói chuyện với ai và khước từ số người còn lại.

Khi người lãnh đạo bận, người thư ký phải cắt nghĩa thật khéo léo là tại sao lãnh đạo không trả lời được và đề nghị với họ một số giải pháp. Trường hợp người gọi cần biết những thông tin cần thiết khi lãnh đạo vắng mặt, người thư ký có thể cho họ biết một số thông tin, nhưng thận trọng là nên cho biết những tin tức gì hoặc có thể dùng những câu từ chối khéo “ Giám đốc không có ở đây, tôi có thể thưa lại để Giám đốc gọi lại cho anh (chị) được không.? “

Khi người gọi điện thoại gắt gỏng thì đừng coi thái độ của anh ta là nhằm vào mình và đừng tức giận gắt gỏng lại. Sự gắt gỏng của người gọi điện thoại nhất định có nguyên nhân hãy cố gắng tìm hiểu.

Muốn gọi điện thoại được chính xác người thư ký phải biết cách dùng niên giám điện thoại và cuốn sách này luôn luôn để ngay bên cạnh điện thoại khi cần là có thể sử dụng được ngay. Người thư ký trong văn phòng hiện đại đóng một vai trò trung tâm tin tức, những số điện thoại của các cơ quan, cá nhân mà mình thường xuyên phải trao đổi, giao dịch nên ghi những số đó vào sổ tay riêng.

Người thư ký phải phải biết chấm dứt cuộc nói chuyện điện thoại một cách hợp lý và thân mật. phải cảm ơn người gọi trước khi có lời chào. Chấm dứt điện thoại một cách lịch sự sẽ để lại cho người nghe một ấn tượng tốt về cơ quan và bản thân người thư ký.

Những điều cần ghi nhớ khi sử dung điện thoại

- Không dùng điện thoại cơ quan cho việc riêng

- Không nói những điều bí mật qua điện thoại

- Phải chuẩn bị nội dung cuộc nói chuyện trước khi quay số điện thoại

- Tiếp chuyện với giọng nói hữu nghị, giọng nói có âm điệu.

- Người thư ký phải biết từ chối những cuộc đàm thoại mà người lãnh đạo không muốn có.

Tóm lại qua cuộc nói chuyện điện thoại, người ta có thể đánh giá cá tính và phần nào hiểu được tính cách của người thư ký, từ đó có cảm tình tốt đối với người thư ký cũng như với cơ quan xí nghiệp hoặc là ngược lại.

Kết quả (Anh) 1:

Thư ký và việc sử dụng điện thoại trong giao tiếpHàng ngày trong công ty người thư ký sẽ nhận rất nhiều cuộc điện thoại. Đây là một cuộc nói chuyện gián tiếp. Vì vậy thái độ và giọng nói của người thư ký rất quan trọng, phải luôn hoà nhã lịch thiệp.Sau khi nghe hết tiếng chuông thứ 2, nhắc ống nghe lên và xưng danh, tiếp là câu nói “ tôi có thể giúp gì cho anh, chị … “ Tay trái cầm ống nghe, tay phải cầm bút để ghi lại lời nhắn nếu cần. Người thư ký phải ghi lại một cách đầy đủ chính xác. Các nội dung quan trọng người thư ký nên đọc lại cho người nghe xác nhận.Khi người thư ký bận làm một việc gì phải tập trung một cách tuyệt đối mà tiếng chuông điện thoại luôn réo bên tai, tâm lý bực bội thường xuất hiện vì có người quấy rầy. Trong trường hợp này, người thư ký phải kiềm bực tức bộc phát, không được quăng bút giận dữ với giọng nói bề trên, gắt gỏng,… cách cư xử này có thể làm mất uy tín của lãnh đạo. Người thư ký phải lịch thiệp với những câu nói như “ xin lỗi, anh (chị) có thể gọi lại cho tôi sau “X” tiếng nữa không, tôi đang có việc rất gấp, không thể tiếp chuyện ngay bây giời được “Mọi người gọi điện thoại cho lãnh đạo phải thông qua thư ky. Người thư ký đóng vai trò “phin cà phê“, sàng lọc các cuộc đàm thoại bằng điện thoại của người lãnh đạo. Tất cả chỉ là việc vụn vặt trong sự nghiệp to lớn đầy trọng trách. Để thực hiện chức năng này người thư ký cần hiểu rõ người lãnh đạo cần nói chuyện với ai và khước từ số người còn lại.Khi người lãnh đạo bận, người thư ký phải cắt nghĩa thật khéo léo là tại sao lãnh đạo không trả lời được và đề nghị với họ một số giải pháp. Trường hợp người gọi cần biết những thông tin cần thiết khi lãnh đạo vắng mặt, người thư ký có thể cho họ biết một số thông tin, nhưng thận trọng là nên cho biết những tin tức gì hoặc có thể dùng những câu từ chối khéo “ Giám đốc không có ở đây, tôi có thể thưa lại để Giám đốc gọi lại cho anh (chị) được không.? “Khi người gọi điện thoại gắt gỏng thì đừng coi thái độ của anh ta là nhằm vào mình và đừng tức giận gắt gỏng lại. Sự gắt gỏng của người gọi điện thoại nhất định có nguyên nhân hãy cố gắng tìm hiểu.Want to call is exactly the clerk must know how to use the telephone and this book is always so right next to the phone when needed is usable immediately. The clerk in the modern Office played a central role in the news, the phone number of the agency or individual that I often have to swap transactions should write the number on the manual separately.The clerk must have ended the phone conversation logically and intimate. to thank the caller before greeting. Termination of a polite phone would leave the listener a good impression about the Agency and the clerk.Things to keep in mind when you enable the phone-Do not use the device for private bodies-Don't say things secretly over the phone-To prepare substantive conversation before dialing the phone-Talking with the voice of friendship, his voice has the sound.-The Clerk to refuse these conversations that the leader does not want to have.Tóm lại qua cuộc nói chuyện điện thoại, người ta có thể đánh giá cá tính và phần nào hiểu được tính cách của người thư ký, từ đó có cảm tình tốt đối với người thư ký cũng như với cơ quan xí nghiệp hoặc là ngược lại.

Kết quả (Anh) 2:

Secretariat and the use of telephone communication in everyday company secretary will receive a lot of phone calls. This is an indirect conversation. So the attitude and the clerk's voice is important, always gracious gracious. After hearing all 2nd bell, reminding stethoscope up and confess the list, followed by the statement, "What can I give brother, sister ... "His left hand held a stethoscope, right hand holding a pen to record the message if necessary. The clerk shall record a sufficiently accurate. The important content should be read secretary told him confirmed. When the clerk is busy doing something to concentrate absolute but always ringing phone ringing ears, often frustrating psychological appearance because someone disturbed. In this case, the clerk must contain exasperated outburst, not angry toss pen with superior voice, grumpy, ... This behavior may discredit the leaders. The clerk must be tactful with sayings like "sorry, he (she) can call me later" X "next hour, I'm with the very urgent, can not speak right now giời be" All People calling for leaders to adopt secretarial. The clerk serves "coffee pot", screening telephone conversations of leaders. All is just piffle great career full responsibility. To perform this function the clerk must understand leaders need to talk to someone and reject the rest. When the leader is busy, the secretary to explain his ingenuity is why leaders do not pay words and suggest some solutions to them. In case the caller needs to know the information you need when leadership is absent, the clerk can let them know some information, but caution is advised to know what information or use the question tactfully "The director is not here, I can give account to the director called me back (she) is not.? " When people call grumpy, do not consider his behavior was aimed at him and not angry grumpy again. The grumpy from certain phone call causes try to learn. To be exact phone call secretary must know how to use the phone book and this book always right next to the phone when may need to be used immediately. The clerk in the office played a role modern information centers, the telephone numbers of agencies and individuals that he would often swap transaction should burn them in separate manuals. The letter Register right to know terminating telephone conversation logically and intimate. to thank the caller before greeting. Terminate phone will politely leave the listener a good impression of the agency and the secretary himself. The thing to remember when using your phone - Do not use your phone for private agencies - None said the secret telephone - Be prepared contents conversation before dialing a phone number - To chat with the friendly voice, voice intonation. - The Secretary shall know to refuse the conversation but the leader does not want to have. In short conversation over the phone, one can assess personality and partly understand the personality of the secretary, from which a good feeling for the secretariat as well as enterprise agencies or the reverse.