1. Đặc điểm chu trình bán hàng và t

1. Đặc điểm chu trình bán hàng và thu tiền
Chu trình bán hàng gồm các quyết định và các quá trình cân thiết cho sự chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa và dịch vụ cho khách hàng. Chu trình bắt đầu bằng yêu cầu của khách hàng ( đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán) và kết thúc bằng sự chuyển đổi hàng hóa hoặc dịch vụ bằng một khoản phải thu và cuối cùng là bằng tiền.
Bán hàng là quá trình có mục đích và phương thức thực hiện mục đích đó rất đa dạng. Theo phương thức trao đổi và thanh toán có thể bán hàng thu tiền mặt trực tiếp hoặc thu qua ngân hàng hay theo phương thức gửi bán. Với mỗi phương thức như vậy thủ tục giao nhận hàng cũng khác nhau nên thủ tục kiểm soát cũng khác nhau.
2. Các chức năng chính của chu trình bán hàng và thu tiền
-Nhận đơn đặt hàng của khách hàng.
-Kiểm tra tín dụng và xét duyệt bán chịu.
-Chuyển giao hàng hóa.
-Lập hóa đơn bán hàng và ghi sổ nghiệp vụ.
-Xử lý ghi số các khoản tiền.
-Xử lý và ghi sổ doanh thu hàng bán trả lại, giảm giá hàng bán.
-Xóa nợ phải thu khó đòi.
-Dự phòng nợ khó đòi.
Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng
Đơn đặt hàng là điểm khởi đầu của toàn bộ chu trình. Đó là một lời đề nghị mua hàng nhận được từ khách hàng yêu cầu về một hay một số hàng hóa của doanh nghiệp. Việc đặt hàng có thể được thực hiện bằng nhiều hình thức như: Đơn đặt hàng của khách hàng, phiếu yêu cầu mua hàng, yêu cầu qua thư, fax, điện thoại…
Kiểm tra tín dụng và xét duyệt bán chiu
Hầu hết các doanh nghiệp đều có chính sách bán chịu vì như thế sẽ tạo điều kiện cho doanh nghiệp tăng được doanh số bán. Tuy nhiên, doanh nghiệp sẽ gặp nhiều rủi ro nếu khách hàng mất khả năng thanh toán vì thế việc bán chịu phải xem xét thật chặt chẽ.
Trước khi đi đến quyết định bán chịu thì phải xem xet từng khách hàng cụ thể. Xác định khả nợ tối đa của từng khách hàng. Trên cơ sở đó quyết định bán chịu toàn bộ hay một phần của lô hàng. Việc này đảm bảo được khả năng thu hồi nợ của từ khách hàng.
Chuyển giao hàng hóa
Khi đã quyết định về phương thức bán hàng bộ phận bán hàng sẽ lập phiếu xuất kho và chứng từ vận chuyển dựa trên mẫu thông tin mà đơn vị nhận được từ khách hàng đồng thời thực hiện việc xuất kho và chuyển giao hàng hóa.
Lập hóa đơn bán hàng và đồng thời ghi sổ nghiệp vụ
Thông thường hóa đơn được lập bởi một bộ phận độc lập với phòng kế toán.
Hóa đơn bán hàng là chứng từ trên đó có đầy đủ thông tin về hàng hóa và giá cả thanh toán. Số lượng hàng hóa được định theo giá bán chính thức của công ty, được ghi theo bảng giá đã được phê duyệt. Tổng số tiền thanh toán sẽ gồm cả giá gốc hàng hóa, chi phí vận chuyển, bảo hiểm các yếu tố khác theo luật thuế giá trị gia tăng. Hóa đơn được lập thành 3 liên: Liên 1 giao tại cùi, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 luân chuyển nội bộ. Hóa đơn bán hàng là căn cứ ghi nhật ký bán hàng và theo dõi các khoản phải thu.
Xử lý và ghi các nghiệp vụ thu tiền.
Vấn đề đặt ra ở đây là phải kiểm soát được các khoản phải thu tránh tình trạng gian lận xảy ra. Cần xem xét đảm bảo rằng tất cả số tiền thu được ghi vào nhật ký thu tiền, sổ quỹ, các sổ chi tiết. Tiền mặt thu được thì cần phải gửi vào ngân hàng một lượng hợp lý, nếu thu qua ngân hàng thì cần đảm bảo rằng số tiền nhận được là của các khoản phải thu, các chứng từ liên quan như chứng từ ghi sổ, phiếu thu hoặc giấy báo có.
Xử lý và ghi sổ doanh thu hàng bán trả lại
Các khoản giảm trừ doanh thu thường xảy ra khi người mua không hài lòng về hàng hóa mà họ nhận được thường là do khuyết tật của hàng hóa hay mẫu mã hàng hóa không đúng với thỏa thuận trong hợp đồng. Khi đó người bán nhận lại hàng hóa đó hoặc có thể giảm giá cho lô hàng đó trên giá đã tính khi đã thỏa thuận được với bên mua, Trong trường hợp này phải ghi chép đầy đủ và kịp thời vào nhật ký bán hàng trả lại và các khoản giảm giá, sổ phụ của công ty.
Xóa nợ phải thu khó đòi
Có nhiều nguyên nhân khiến các khoản phải thu của doanh nghiệp không thu được tiền mặc dù nhân viên của công ty đã rất cố gắng trong công tác thu hồi nợ. Sau khi xem xét là khoản nợ này không thu hồi được thì doanh nghiệp phải xóa các khoản phải thu đó. Bộ phận lập hóa đơn lập chứng từ ghi nhận nghiệp vụ này và kế toán phụ trách phải xóa nợ ghi giảm khoản phải thu của những khách hàng này.
Lập dự phòng nợ phải thu khó đòi
Nếu khách hàng không trả được nợ thì công ty phải lập dự phòng cho các khoản này. Vào cuối niên độ kế toán, dựa vào quy định của Bộ tài chính và số tiền nợ quá hạn kế toán lập dự phòng các khoản phải thu quá hạn. Căn cứ để ghi nhận nợ phải thu khó đòi là:
-Nợ phải thu quá hạn thanh toán ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ, bản cam kết hoặc cam kết nợ, doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng vẫn chưa thu được.
-Nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng khách nợ đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể,mất tích, bỏ trốn.
3. Những rủi ro thường xảy ra trong chu trình bán hàng và thu tiền
Trong chu trình bán hàng và thu tiền, ta thường thấy xảy ra các gian lận và sai sót sau đây:
- Nhận đơn đặt hàng của khách hàng không có khả năng thanh toán.
- Nhận đơn đặt hàng những hàng hoá dịch vụ doanh nghiệp không có sẵn hoặc không đủ khả năng cung cấp.
- Đội ngũ nhân viên bán hàng có thể làm cho công ty cam kết một lịch giao hàng mà nhà máy không thể đáp ứng.
- Đơn đặt hàng có thể được chấp nhận mà có những điều khoản hoặc điều kiện không chính xác hoặc từ khách hàng không được phê duyệt.
- Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu cho khách hàng để đẩy mạnh doanh số bán hàng và do đó làm cho công ty phải chịu rủi ro tín dụng quá mức.
- Xuất hàng ra kho khi chưa được phép.
- Xuất không đúng số lượng hoặc quy cách hàng.
- Nhân viên không có thẩm quyền đi gửi hàng, xuất hàng.
- Chuyển hàng không đúng địa điểm hoặc không đúng khách hàng.
- Không ghi hoặc ghi chậm số tiền khách hàng thanh toán.
- Nhân viên lập hoá đơn có thể quên lập một số hoá đơn cho hàng hoá đã giao, lập sai hoá đơn hoặc lập một hoá đơn thành hai lần hoặc lập hoá đơn khống trong khi thực tế không giao hàng.
- Nhân viên không nộp tiền thu được từ nghiệp vụ bán hàng.
Phải nắm rõ các sai sót thường xảy ra trong chu trình ta mới có thể xây dựng được một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu cho chu trình bán hàng.

Kết quả (Anh) 1:

1. cycle characteristics sales and collect moneySales cycle including the decision and the process of balance sheet for the transfer of ownership of goods and services to customers. The cycle begins with the customer's requirements (order, purchase contract) and end with the transformation of the goods or services by a receivables and finally in the money.Selling is the process which has the aim and method of performing that purpose are diverse. According to the method of payment and can collect the cash sales directly or through Bank or according to the method of sale. With each such method delivery procedures are also different control procedures should also be different.2. The main functions of the sales cycle and collect money-Receiving orders from customers.-Credit check and approve sale of bear.-Delivery of goods.-Sales invoicing and logging operations.-Handling record of the funds.-Handling and logging revenues wholesale return, discount wholesale.-Debt relief provision.-Debt prevention provision.Handling of customer ordersThe order is the starting point of the entire cycle. It is an offer to purchase was received from customers asking about one or some of the goods of the business. Ordering can be done in many forms such as: customer orders, requirement of purchase, request by mail, fax, telephone and. ..Credit check and approve sale of chiuMost businesses have a policy of selling the subject as this will facilitate increased business was sales. However, businesses will face more risks if the client loses its ability to pay for the sale of bear to look at it closely.Prior to the decision to sell subject to reviewing each specific customer. Determine the maximum debt of each client. Based on that decide to sell bear all or part of the shipment. This is guaranteed to be able to recover the debts from customers.Delivery of goodsOnce you've decided on the sales method Sales Department will compile the votes made stock and shipping documents based on the information that the unit receives from customers and make the output and deliveries of goods.Bill of sale and at the same time professional loggingOften bills are created by a department independent of the accounting department.The Bill of sale as proof of which full information about the goods and the price paid. The number of commodities are determined according to the sale of the company, are recorded according to the approved prices. The total amount of the payment will include the original price of the goods, transportation cost, insurance and other factors according to the value added tax act. The Bill established 3 contact: call 1 2 link, "delivered at customer interface, the internal rotation 3. The Bill of sale is the log base sales and track accounts receivable.Process and write the profession and collect the money.Problem here is to take control of the accounts receivable to avoid cheating situation occurs. To consider ensuring that all proceeds logged collect money, shared funds, the book details. Cash is earned, you will need to send to the Bank a reasonable amount, if the currency through the Bank should ensure that the amount received is of the receivables, the related documents such as invoices or receipts, logging message.Handling and logging revenues wholesale returnsThe deductions revenue often happens when the buyer is not happy about the merchandise they receive is often caused by defects of the goods or the goods code sample is incorrect with the agreement in the contract. When that person sells goods that receive or may discount for shipments that the price was calculated as agreed with the buyer, in this case to the full and timely records into the log and return sales discounts, extra book of the company.Debt relief provisionThere are many reasons why the accounts receivable of the business did not gain money even though the company's staff was very trying for the recovery of the debt. After reviewing this debt is not recovered, the business must clear the receivables it. Billing department documented record of this profession and accounting charge to clear the debt write off receivables of the client area.Establish contingency debt provisionIf the customer does not pay the debt, the company must prepare the room for the clause. At the end of an annual accounting, based on the regulations of the Ministry of finance and the amount overdue accounting reserve established receivables overdue. Pursuant to acknowledging the debt provision is:-Debt overdue of payment stated in the economic agreement, the debt contract, commitment or pledge debt, business has demanded several times but has yet to be obtained.-Debt payment due but not owes were bankruptcies or dissolution procedures, missing, runaway.3. The risks often occurs in the sales cycle and collect moneyIn the sales cycle and collecting the money, it is common to see the occurred the following errors and fraud:-Receiving orders from customers cannot afford the payment.-Receiving orders the business goods are unavailable or unable to provide.-The sales staff can do for the company to commit to a delivery that the factory could not meet.-Orders can be accepted that there are terms or conditions that are not accurate or from the client is not approved.-Salespeople can give too much credit to sell subject to customers to boost sales and thereby making the company incur excessive credit risks.-Shipment out unauthorized stores.-Export the incorrect quantity or size rows.-Employees are not authorized to send goods, export goods.-Incorrect delivery location or ill customers.-Do not burn or burn to slow the amount of the customer payment.Employee-billed might forget to set a number of invoices for the goods already delivered, created false invoices or created an invoice into short-billed twice or when in fact no delivery.Employees do not pay proceeds from the sales profession.Be aware of the errors often occur in the cycle we can build an internal control system effective for sales cycle.

Kết quả (Anh) 2:

1. Characteristics of the sales cycle and collect
the sales cycle consists of the decision and the process necessary for the transfer of ownership of goods and services to customers. The cycle begins with the requirements of customers (orders, purchase contracts) and ends with the transition of goods or services by a Receivables and ultimately cash.
Sales is the process purpose and method of implementation is very diverse purposes. According to the method of exchange and payment may be cash sales proceeds directly through banks or by the method of consignment. For each such method of delivery procedures should also various control procedures are different.
2. The main function of the sales cycle and collection
-Get customer orders.
-Check credit and credit approval.
displacement deliveries.
fitting bill of sale and the book business.
-Handling record of the funds.
-Handling book sales and sales returns, sales discounts.
-Delete doubtful debts.
-The doubtful debts.
Handling of customer orders
The order is the starting point of the whole cycle. It is an offer to purchase goods received from a customer requirement, or some of the goods now. The order can be made ​​in many forms such as customer orders, stock requisitions, requests via mail, fax, phone ...
Credit Check and approve sale chiu
Most business Industrial policies are sold subject as this will facilitate businesses increase sales. However, businesses will be at risk if customers lose the ability to pay, so the sale shall be considered closely.
Before going to have to decide to sell it to consider each specific customer. Determine the maximum debt of each customer. On that basis, subject to the decision to sell all or part of the shipment. This ensures the possibility of recovering debts from customers.
Delivery of the goods
When you decide on the method of sales sales department will set coupon inventory and shipping documents based on the information unit received from customers and make the warehousing and delivery of goods.
Billing sales and operations simultaneously carrying
bills usually be made ​​by a department independent of the accounting department.
Invoices sale restaurant vouchers on which full information on prices of goods and payment. The quantity of goods according to the official price of the company, are generated in the approved price list. Total payment will include principal commodity prices, shipping costs, insurance and other factors statutory value added tax. Invoices shall be made ​​in 3 copies: Contact 1 delivered in pulp, 2nd delivered to the customer; 3 internal rotation. Sales invoices are grounds logging and tracking sales of receivables.
Handling and record the amount of collection.
The question here is to control receivables prevent fraud to occur. Consideration should be given to ensure that all of the proceeds are recorded in the log collection, cash book, the book details. The cash raised will need to send to the bank a reasonable amount, if obtained, the bank should ensure that the amount received as of the receivables, the relevant documents as recording vouchers, receipts or credit note.
Handling and book sales revenue return
revenue deduction occurs when the buyer is not satisfied with the goods they receive is often caused by defects of the goods or goods model wrong with the agreement of the contract. When the seller receives the goods or can discount on the price for that shipment has been calculated as agreed with the purchaser, in this case must be recorded fully and promptly to log sales returns and the rebate, the company's side window.
Remove doubtful debts
There are many reasons why the enterprise's accounts receivable not paid despite the company's employees worked hard in the work of recovery debt. After reviewing this debt is irrecoverable, the enterprise must delete the accounts receivable that. Division billing documents recorded up this profession and accounting charge to write-offs of accounts receivable reduced to these customers.
Provision for doubtful debts
if the customer fails to pay the company must make provision for these items. At the end of the accounting period, based on the regulations of the Ministry of Finance and the amount overdue accounting provision for receivables overdue. Pursuant to record doubtful debts is:
-It must collect overdue payments in the contract the economy, the loan agreements, commitments, or debt commitments, now demanded several times but still not obtained.
-It must be collected no maturity but the debtors had fallen into bankruptcy or dissolution procedures, missing, fled.
3. These risks occur in the sales cycle and collect
in the sales cycle and proceeds, we often see happening of fraud and errors following:
- Receiving orders from customers without solvency mathematics.
- Receive orders of business goods and services are not available or can not afford to provide.
- sales staff can do for the company is committed to a delivery schedule that plants can not meet application.
- Orders can be accepted that the terms or conditions of inaccurate or from customers not approved.
- The clerk may grant too much credit limits for customers to push strong sales and thus make the company suffer excessive credit risk.
- Exports of goods to warehouses without permission.
- Export incorrect number or customer specifications.
- Employees are not authorized to go shipping, shipment.
- delivery locations incorrect or improper customer.
- Do not write or record late-payment amount.
- Employees can forget billed up some invoices for goods delivery, set up a false invoice or a bill or invoice twice while not actually control the delivery.
- Employees are not paid from the proceeds of the sales profession.
It is aware of these errors occur in the cycle we can build a system of internal control effectiveness for the sales cycle.