Bắt đầu từ lúc đóng tàu mới hay mua

Bắt đầu từ lúc đóng tàu mới hay mua mới một con tàu, điều quan trọng là phải duy trì hồ sơ lưu những thay đổi về đặc tính kỹ thuật hay kết cấu, tình trạng thiết bị, và những thay đổi này diễn ra như thế nào so với thiết kế ban đầu của con tàu. Hồ sơ về những thay đổi với thiết bị quy trình và điều kiện khai thác phải được duy trì không ảnh hưởng đến tiêu chuẩn an toàn và bảo vệ môi trường.
Điều đặc biệt quan trọng là phải thực hiện một hệ thống kiểm soát tài liệu và danh mục kiểm tra với các bước triển khai những thay đổi khi bắt đầu các ý tưởng cho đến khi kết thúc quá trình thay đổi, bao gồm cả việc làm quen và huấn luyện sử dụng thiết bị, để kiểm soát dòng thông tin và đảm bảo nắm bắt được tất cả những thay đổi cập nhật vào các hồ sơ và sổ tay kể cả trên bờ và dưới tàu.
Mục đích của việc quản lý các thay đổi là:
• Đảm bảo những tài liệu hỗ trợ cho việc thay đổi phải có lý do rõ ràng giải thích cho việc thay đổi đó;
• Quy định trách nhiệm của các cấp và yêu cấu về năng lực đối với việc phê duyệt các thay đổi;
• Cung cấp những giải thích rõ ràng về tác động của các thay đổi đến an toàn và môi trường;
• Đảm bảo các thay đổi tuân thủ với các quy định của luật, tiêu chuẩn công nghiệp, thông lệ an toàn trong hàng hải thông số kỹ thuật của nhà sản xuất ban đầu;
• Các yêu cầu về giấy phép làm việc trước khi thực hiện công việc hoặc khi thực hiện các thay đổi với các thiết bị;
• Đảm bảo nhận biết được những hậu quả tiềm ẩn của việc thay đổi và các biện pháp giảm thiểu nguy cơ; kết quả đánh giá rủi ro phải được thông báo cho tất cả những người bị ảnh hưởng của việc thay đổi;
• Đảm bảo những thay đổi nếu không được thực hiện trong thời hạn đề ra phải được xem xét lại và lên kế hoạch lại trước khi tiếp tục;
• Nhận các yêu cầu về đào tạo phục vụ cho việc thay đổi thiết bị hay quy trình;
• Đảm bảo cập nhật thích hợp các bản vẻ, quy trình và các tài liệu kỹ thuật sau khi tiến hành thay đổi các hoán cải;
• Đảm bảo bên thứ ba khi thực hiện công việc cũng tuân thủ với các chính sách và quy trình công ty. Bên thứ ba có thể bao gồm cả các tàu hay nhân viên được thuê để thực hiện công tác bảo dưỡng, kiểm tra hay Sửa chữa;
• Đảm bảo các yêu cầu đối với việc nhận tàu mới hoặc chủng loại tàu mới;
2. PHẠM VI ÁP DỤNG
Việc thay đổi tài liệu được thực hiện theo quy trình quản lý tài liệu (VTB-05-01).
Xí nghiệp chịu trách nhiệm đối với những thay đổi sau:
• Lắt đặt thiết bị hay cụm chi tiết mới;
• Thay đổi lớn với thiết kế hệ thống, máy móc, thiết bị hoặc kết cấu của tàu;
• Sửa chữa lớn tạm thời hoặc lâu dài đối với kết cấu vỏ, hệ thống máy và thiết bị, những Sửa chữa ảnh hưởng đến việc duy trì cấp tàu theo yêu cầu tổ chức đăng kiểm;
• Thay đổi vật liệu của kết cấu, hệ thống máy, thiết bị hiện có;
• Sửa chữa tạm thời như đổ xi măng, sử dụng đường ống không phải loại được duyệt, hàn ốp, vv...
Thuyền trưởng và Máy trưởng có trách nhiệm đảm bảo rằng bất kỳ thay đổi nào đối với các bản vẽ và tài liệu kỹ thuật hiện hành trên tàu phải được cập nhật ngay khi có những thay đổi đối với kết cấu vỏ, kết cấu khu sinh hoạt, các hệ thống, máy móc thiết bị của tàu. Thuyền trưởng và máy trưởng có trách nhiệm thông báo cho Trưởng phòng Kỹ thuật - Vật tư về tất cả những thay đổi đã được thực hiện, cũng như thay đổi các tài liệu kỹ thuật và bản vẽ tương ứng, để đảm bảo rằng các bản sao bản vẽ và các tài liệu kỹ thuật hiện có trên văn phòng cũng được soát xét và cập nhật.
Trưởng phòng Kỹ thuật - Vật tư, Thuyền trưởng và Máy trưởng chịu trách nhiệm xác định những yêu cầu về đào tạo. Lý do thay đổi được xác định rõ ràng, ghi thành văn bản trước khi được thực hiện. Thực tế đã cho thấy kể cả những thay đổi nhỏ cũng gây ra ảnh hưởng đến an toàn nếu chúng không được thực hiện một cách thích hợp. Dưới đây là một số ví dụ về những thay đổi:
• Lắp đặt thiết bị hay cụm chi tiết mới;
• Sử dụng vật liệu khác;
• Cài đặt thiết bị/ báo động mới hoặc hiện có (ngoài giới hạn hoạt động bình thường);
• Sửa chữa tạm thời hàn ốp, đổ xi măng hoặc dùng ống tạm thời, …;
• Sửa đổi các quy trình bằng văn bản hay không bằng văn bản;
• Sửa đổi phương thức làm việc hay tác nghiệp;
• Sử dụng loại hoá chất nguy hiểm mới;
• Dự định hoán cải lớn đối với kết cấu vỏ, máy móc, hệ thống và thiết bị;
• Sự không phù hợp, sự cố tai nạn được báo cáo;
Để đảm bảo nguyên tắc và quản lý các thay đổi, phải tuân thủ quy trình sau đây trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào trên tàu.
3. NỘI DUNG QUY TRÌNH
3.1 Các thay đổi dưới tàu
Quá trình quản lý thay đổi bao gồm các nội dung sau:
• Các tài liệu hỗ trợ cho việc thay đổi phải chứng minh được lý do thay đổi.
• Các tài liệu phải đánh giá được tác động của những thay đổi đến an toàn và/ hoặc môi trường.
• Bất kỳ thay đổi nào cũng phải tuân thủ các quy định của luật và tiêu chuẩn công nghiệp.
• Xác định những hậu quả tiềm ẩn cũng như các biện pháp giảm thiểu nguy cơ sẽ được áp dụng.
• Xác định các yêu cầu về huấn luyện và làm quen do có thay đổi.
Biểu mẫu “Yêu cầu thay đổi” (VTB-03-02-01) được dùng để trình các yêu cầu thay đổi.
Người đề xuất điền yêu cầu và được Thuyền trưởng phê duyệt ban đầu. Thuyền trưởng chuyển yêu cầu cho phòng Kỹ thuật - Vật tư để phân công người có thẩm quyền và chuyên môn phê duyệt lần cuối. Người phê duyệt cuối cùng có thể là Trưởng phòng Kỹ thuật - Vật tư, DP hoặc Giám đốc tùy theo tính chất, mức độ quan trọng của yêu cầu.
Tất cả các bản vẽ, quy trình và các tài liệu kỹ thuật cần phải sửa đổi phải được nhận biết, tiến hành sửa đổi và ban hành lại.
“Báo cáo đánh giá rủi ro” (VTB-03-03-01) phải được đính kèm cùng với yêu cầu thay đổi, đặc biệt khi trường hợp thay đổi liên quan đến an toàn và bảo vệ môi trường. Báo cáo đánh giá rủi ro phải liệt kê rõ ràng các hoạt động liên quan và các biện pháp kiểm soát phải được thực hiện để giảm thiểu rủi ro. Cả tàu và xí nghiệp đều có trách nhiệm đánh giá rủi ro để nhận biết các hoạt động thường nhật và các hoạt động không thường xuyên trên các loại tàu của xí nghiệp. Khi các thay đổi dẫn đến các mối nguy hiểm và rủi ro mới, báo cáo đánh giá rủi ro phải được xem xét để đánh giá tác động của những thay đổi, kết quả xem xét phải được ghi lại.
Các nội dung huấn luyện phải được thảo luận, thống nhất và ghi lại nếu đó là một trong những yêu cầu của việc thay đổi. Chương trình huấn luyện phải xác định đối tượng đào tạo và thời gian đào tạo. Thuyền trưởng phải đảm bảo việc huấn luyện được thực hiện trong thời hạn đã đề ra.
Nếu công việc không hoàn thành đúng thời hạn đã được phê duyệt, yêu cầu thay đổi phải được xem xét lại, cập nhật và phê duyệt lại.
Định kỳ hàng năm, trong các cuộc họp soát xét của lãnh đạo, các yêu cầu thay đổi phải được soát xét để đảm bảo các thay đổi được:
• Thực hiện đúng thời hạn đề ra;
• Vận hành hiệu quả theo.
Trong trường hợp thay đổi không thành công như mong đợi, phải xem xét lại toàn bộ quá trình và đưa ra giải pháp thay thế.
Tất cả các yêu cầu thay đổi phải được đánh số thứ tự và lưu cả trên bờ và dưới tàu. Thuyền trưởng và Máy trưởng phải đảm bảo rằng các yêu cầu thay đổi được thảo luận với người thay thế mình khi có sự thay đổi Thuyền trưởng hoặc Máy trưởng.
Những người chịu trách nhiệm phê duyệt những yêu cầu thay đổi phải đảm bảo rằng tất cả các nhân viên bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi phải nắm bắt được và hiểu rõ về sự thay đổi cũng như những tác động có thể diễn ra do sự thay đổi đó.
3.2 Các thay đổi trên bờ
Quy trình này cũng được áp dụng trên bờ khi có những thay đổi đối với những chiến lược kinh doanh, thay đổi nhân sự và thiết bị. Khi kết hợp với đánh giá rủi ro, quy trình này giúp đưa ra nhận định chi tiết về những tác động đối với xí nghiệp. Ban lãnh đạo có trách nhiệm phân công những người có trách nhiệm các nhiệm vụ cụ thể để đảm bảo quá trình này được thực hiện tốt.
Quá trình quản lý thay đổi cũng được sử dụng để xác định và thành lập văn bản các chương trình huấn luyện, đào tạo thích hợp. Tất cả những thay đổi đã được thực hiện phải được soát xét hàng năm trong cuộc họp soát xét của ban lãnh đạo để đảm bảo những thay đổi này đáp ứng kỳ vọng và kế hoạch đề ra. Những cải tiến phải được ghi lại bằng văn bản. Trong trường hợp có bất kỳ vấn đề gì trong quá trình thực hiện khiến không đạt được kỳ vọng và kế hoạch đề ra, phải tiến hành ngay các hành động khắc phục. Khi có những thay đổi đối với các tài liệu đươc kiểm soát, người phê duyệt phải có thông báo ban hành tài liệu chỉ rõ những thay đổi khác, người chịu trách nhiệm do ban hành lãng đạo uỷ quyền phải chuẩn bị các tài liệu:
• Cung cấp chi tiết về nội dung của sự thay đổi;
• Các lý do về việc thay đổi;
• Giải thích rõ ràng tác độn

Kết quả (Anh) 1:

Beginning at the new shipbuilding or buying a new ship, the key is to maintain the profile save changes in specification or texture, condition, and these changes are taking place as to how the original design of the ship. Records of the changes of equipment exploitation conditions and processes must be maintained without prejudice to safety standards and protect the environment.
It's especially important to implement a control system of material and the checklist with steps to implement the changes at the beginning of the idea until the end of the change process, including getting acquainted and trained to use the equipment, to control the information and make sure to capture all the changes updated in the profile and the manual included on the shore and under the train.
the aim of managing change is:
• ensure the material support for the change must have obvious reasons to explain the change that;
• Prescribing the responsibilities of various levels and asked about the competence with respect to the approval of change;
• provide clear explanations of the impact of the changes to safety and the environment;
• ensure changes comply with the provisions of the law, industry standards, usual marine safety specifications of the original producer;
• The requirement for a work permit before work or when making changes to the device;
• make sure to recognize the potential consequences of the changes and measures to minimize the risk; risk assessment results must be notified to all those who are affected by the change;
• ensure these changes if not made within the time limit set out must be reconsidered and scheduled to leave before continuing;
• get training requirements for changing the device or process;
• Ensure the appropriate update the drawing, process and technical documents after changing the Metanoia;
• make sure the third party in carrying out the work complies with the policies and procedures of the company. Third parties may include the Board or staff are hired to perform maintenance, inspection or repair;
• Ensure the requirements for the receipt of new ships or new ship types;
2. SCOPE
changing the document is done in document management processes (VTB-05-01).
Enterprise is responsible for the following changes:
• the device allows the cluster details new;
• major changes to the system design, hardware, the ship's structure or equipment;
• overhaul temporarily or long term for shell structures, systems and devices, repairs affecting the maintenance grant Board on demand register organization;
• change the material of the structure, system, existing equipment;
• temporary repairs such as pouring cement, use the pipe is not approved type of welding, assembling, etc. ..
The captain and The Chief is responsible for ensuring that any changes to the drawings and technical documents available on Board should be updated as soon as there are changes to the structure of shells, the living area structure, systems, machinery and equipment of the ship. The captain and the captain is responsible for notifying the technical manager-materials about all the changes that have been made, as well as change the technical documents and the corresponding drawings, to ensure that copies of the drawings and technical documentation is available on the Office also reviewed and updates.
Technical Manager-materials, the captain and The captain is responsible for identifying training requirements. The reason the change was clearly defined, documented before it is done. Practice has showed that even small changes also cause affect safety if they were not done in a proper way. Here are some examples of the changes:
• equipment or parts that are new clusters;
• use other materials;
• device installation/new or existing alarm (outside normal operating limits);
• temporary repairs South Korea paving, poured cement or using temporary pipes, etc.;
• Modify the process in writing or not writing;
• Modify the mode of operation or work;
• use chemical dangerous new;
• intends to convert large for the shell structure, machinery, systems and equipment;
• The mismatch, the problem of accidents being reported;
ensure the principle and management of change, must comply with the following procedure before you make any changes on the Board.
3. content of PROCESS
3.1 The change under the train
change management process includes the following:
• material support for changing to proven reason change.
• the materials must evaluate the impact of the changes to safety and/or the environment.
• Any changes would also have to comply with the provisions of the law and industry standards.
• identify potential consequences as well as risk mitigation measures are applied.
• determine training requirements and familiar due to change.
the form "change request" (VTB-03-02-01) is used to submit the request to change.
Proponent fill out request and was captain of the original approval. The captain requested transfer to the technical-material to assigned professional and competent person approved for the last time. The final approval might be technical manager-materials, DP or Director depending on the nature and extent of the requirement.
All the drawings, process and technical documents to change must be identified, proceed to revise and enact again.
"risk assessment" (VTB-03-03-01) must be attached together with change requests, particularly when circumstances change relating to safety and environmental protection. Risk assessment report are clearly related activities and the control measures to be taken to minimize risk. Neither vessel and the enterprises are responsible for risk assessment to identify the day-to-day operations and activities are not often on the types of enterprises. When these changes lead to new risks and hazards, risk assessment should be reviewed in order to evaluate the impact of the changes, the results look to be written again.
The training content must be discussed, agreed and recorded if it is one of the requirements of the job change. Training programs must identify the object of training and training time. The captain must ensure the training is done within the time limit provided.
If the work is not completed on time, the approved change requests must be reviewed, updated and approved again.
annual recurring, reviewed in meetings of leaders, the change request must be reviewed to make sure the changes are:
• make time out;
• effective operation according to the changing circumstances In.
failed as expected, should review the entire process and offer alternatives.
All change requests must be numbered and stored both on the shore and under the train. The captain and The Manager must ensure that the required changes are discussed with the surrogates themselves when there is a change the captain or The head.
Who is responsible for approving the change request must ensure that all employees affected by the change are grasped and understood about the change as well as the impact can take place due to the change that.
3.2 changes to the
This procedure also applied ashore when there are changes to the corporate strategy, personnel changes and equipment. When combined with risk assessment, this process helps give the details about the implications for enterprises. The leader board is responsible for assigning those who are responsible for the specific tasks to ensure this process is done well.
the change management process is also used to define and establish training programs in writing, the appropriate training. All of the changes that have been made are reviewed annually during the meeting reviewed by management to ensure these changes meet the expectation and the plan. The improvements must be recorded in writing. In case there is any problem in the implementation process which did not meet expectations and the plan, must proceed immediately to the corrective action. When there are changes to the material to be controlled, the approval notice must be issued a document specifying the changes, person in charge by issuing authoritative leaders soon to prepare the documentation:
• provide details about the content of the change;
• The reason for the change;
• implant operation clearly explained