Công tác lưu trữ ra đời đòi hỏi khá

Công tác lưu trữ ra đời đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài sản có hiệu quả. Bên cạnh việc tổ chức tốt công tác Văn thư, làm tốt công tác Lưu trữ góp phần tạo ra một nền công vụ có hiệu quả và hiện đại. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đó cũng là mục tiêu, yêu cầu của nền hành chính Nhà nước ta hiện nay.
Như vậy, công tác lưu trữ là công việc có liên quan đến tất cả cán bộ, công chức, viên chức, từ nhân viên đến thủ trưởng cơ quan, đơn vị.Tài liệu lưu trữ là phương thiện không thể thiếu trong quá trình chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan, đơn vị. Hồ sơ tài liệu còn là bằng chứng phản ánh quá trình giải quyết công việc. Do vậy, cần phải được lưu trữ lâu dài để phục vụ cho hoạt động thực tiễn: giải quyết các tranh chấp, xem xét và xử lý các sai phạm, khuyết điểm cũng như phục vụ cho nghiên cứu lịch sử của Ủy ban chứng khoán Nhà nước, lịch sử của ngành.
Hiện nay, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực kinh tế - xã hội góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực của hệ thống hành chính quốc gia, đã được Quốc hội, Chính phủ, các Bộ, ngành, các cơ quan, đơn vị quan tâm chú trọng; Nhà nước đã đầu tư nghiên cứu để ứng dụng công nghệ tin học vào công tác điều hành, quản lý công tác văn thư, lưu trữ một cách khoa học, chặt chẽ, có hệ thống; nhằm thúc đẩy mạnh mẽ công tác này ngày một hoàn thiện theo đúng pháp luật và các quy định của Nhà nước. Đây là những yêu cầu cấp thiết thực tế, đòi hỏi đội ngũ công chức làm công tác văn thư, lưu trữ phải không ngừng học hỏi, chuyên môn nghiệp vụ, trình độ tin học, cập nhật kịp thời những quy định mới của pháp luật, để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, đáp ứng các yêu cầu ngày càng phát triển chung về công tác văn thư, lưu trữ.
Qua công tác khảo sát tình hình công tác văn thư lưu trữ của Ủy ban Chứng Khoán Nhà nước, nhìn chung đã được sự quan tâm của Ban Lãnh đạo vì thế công tác văn thư đã có nhiều đổi mới, cơ bản đáp ứng được yêu cầu về công tác văn thư.
Thực trạng, tại UBCKNN, số tài liệu đã được chỉnh lý trong kho lưu trữ của Ủy ban là 290m = 6.437 hồ sơ “số lượng hồ sơ được tập hợp từ năm 2007 đến năm 2009”, xong qua đợt kiểm tra của Đoàn kiểm tra Bộ Tài chính năm 2014, xem xét đánh giá là số hồ sơ trên chưa được chỉnh lý hoàn thiện “do chưa lập được danh mục niên hạn hồ sơ được lưu trữ (Theo Thông tư số 155/2013/TT-BTC ngày 06 tháng 11 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của ngành Bộ Tài chính) và còn thiếu danh mục chi tiết của từng hồ sơ, hồ sơ còn nhiều tài liệu dư thừa, cần được thếp tục chỉnh lý bổ sung để hoàn thiện lại hồ sơ”; số tài liệu hiện để tại các đơn vị thuộc UBCKNN dự tính khoảng trên: 370m tài liệu hồ sơ đang trong giai đoạn xây dự đề án chính lý đưa vào lưu trữ vào đầu năm 2015).
Tuy nhiên công tác lưu trữ ở Ủy ban Chứng khoán Nhà nước chưa đáp ứng, phục vụ tốt các yêu cầu cho công tác chuyên môn. Việc tổ chức công tác lưu trữ ở đây còn nhiều hạn chế như: Chưa bố trí cán sự chuyên trách về công tác lưu trữ, số tài liệu đã qua chỉnh lý còn thiếu sót, cần sớm khắc phục. Hiện nay, phần lớn khối lượng hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Vụ, đơn vị chức năng từ năm 2009 đến nay được quản lý tự phát, phân tán, hình thành ở bộ phận nào thì vẫn giữ ở bộ phận đó.
- Số liệu thống kê sơ bộ các đơn vị thuộc UB và trực thuộc như sau:
- Toàn bộ khối tài liệu: 370.59 m nêu trên, tập trung tại các phòng làm việc của các đơn vị chức năng và được để ở thùng cacton và tủ sắt từ đó dẫn đến tình trạng quản lý tra tìm, phục vụ khai thác khó khăn và gây thất lạc, hư hỏng tài liệu...
- Kho lưu trữ của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước hiện nay đã được sử dụng tối đa diện tích để quản lý: 290m = 6.437 hồ sơ “số lượng hồ sơ được tập hợp từ năm 2007 đến năm 2009”. Do vậy, việc triển khai công tác thu thập tài liệu hồ sơ từ các đơn vị (dự kiến khoảng 370.59m đến 400m), phải cần diện tích khoảng 60 m2 cùng các trang thiết bị phụ trợ kèm theo để bảo quản số hồ sơ tài liệu trên sau khi chỉnh lý theo đúng quy định của Nhà nước. Các khâu nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ phải cần thực hiện một cách chặt chẽ từng bước, có hướng dẫn thống nhất như: thu thập, phân loại, lập danh mục hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành.
- Công tác lưu trữ cần được quan tâm chú trọng đối với toàn thể các đơn vị, cũng nhưu Lãnh đạo các cấp. Do hiểu biết về công tác văn thư lưu trữ còn đơn giản và nghĩ rằng ai cũng có thể làm được, nên việc bố trí cán bộ chưa được coi trọng, nên chưa thể tổ chức thực hiện công tác này một cách chuyên nghiệp và khoa học.
- Tại kho lưu trữ của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước đang sử dụng máy vi tính để quản lý và tra cứu tài liệu lưu trữ. Do chương trình tự viết, cho nên còn hạn chế, phiến diện, chưa đạt hiệu quả cao.

Kết quả (Anh) 1:

The work of archive creation requires objectivity with respect to the preservation and organization of effective asset use. Besides the clerical organization, do well the work of archives contribute to the creation of a civil service background modern and effective. Document records became the means of tracking, check out the work in a systematic way, contributes to the implementation of the goals of management: productivity, quality, and efficiency that was the goal, the requirements of the administration of our State today. As such, the archive's work is relevant to all public servants, from the staff to the heads, unit. This archive is the friendly, indispensable in the process of directing, the work of the agency operating units. The records also document evidence reflects the process of tackling the job. Therefore, it needs to be long term storage to serve practical activities: resolving the dispute, consider and handle the violations, defects as well as serve to study the history of the State Securities Commission, the history of the industry. Currently, the clerical, archives are very important for all the socio-economic field contributes to improving the quality, efficiency, effectiveness of national administrative systems, has been the National Assembly, the Government, the ministries, agencies, units of attention; The State has invested in research to the application of information technology in administration, management, clerical work, hosting a scientific way, closely, have the system; in order to accelerate this work improve in accordance with the laws and regulations of the State. This is the urgent reality, requires a team of public servants do clerical work, the archives must not stop learning, professional expertise, level, timely updates the new rules of law, to complete tasks, meet the growing requirements of general clerical work , archive. Through surveying the situation of the work of the archives of the State Securities Commission, generally has the attention of the Board of Directors therefore clerical work has had many innovations, the response is a basic requirement for clerical work. The reality, at the STATE SECURITIES COMMISSION, the document has been in the archives of the Commission is 290m = 6,437 records "record numbers are gathered from 2007 to 2009", done through the inspection of the Ministry of finance inspection 2014, review of reviews is the number of records on the not yet complete control "do not set a limit for the youth categories of records are stored (according to investment of 155/2013/TT-BTC on November 6 in 2013 of the Minister of finance regarding the rules on the duration of preservation of records, documents and forms in the common activity of The financial sector) and the missing listing details of each profile, the profile is still much excess material, it should be thếp additional control procedures to improve records "; number of documents to other units at the STATE SECURITIES COMMISSION estimated on: 370m the profile documents are in the build main project management put into store at the beginning of the year 2010). However the work of archives in the State Securities Committee has not yet met, served well the requirements for professional work. The Organization of the work of the archives here also many limitations such as: not yet rolled the layout of dedicated hosting, document number through corrects also flawed, should soon overcome. Currently, most of the volume of the document profile form in the course of the operation of the Service, the unit function from 2009 to now be spontaneous dispersion management, formed in the Department would then remain in that Department.-Preliminary statistics UB units and subordinated as follows:-Entire blocks of documentation: 370.59 m above, the focus in the working room of the functional unit and is to stay in the crate cacton and metal cases which lead to check management status search, extraction service difficult and cause lost, damaged materials ... - Kho lưu trữ của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước hiện nay đã được sử dụng tối đa diện tích để quản lý: 290m = 6.437 hồ sơ “số lượng hồ sơ được tập hợp từ năm 2007 đến năm 2009”. Do vậy, việc triển khai công tác thu thập tài liệu hồ sơ từ các đơn vị (dự kiến khoảng 370.59m đến 400m), phải cần diện tích khoảng 60 m2 cùng các trang thiết bị phụ trợ kèm theo để bảo quản số hồ sơ tài liệu trên sau khi chỉnh lý theo đúng quy định của Nhà nước. Các khâu nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ phải cần thực hiện một cách chặt chẽ từng bước, có hướng dẫn thống nhất như: thu thập, phân loại, lập danh mục hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành. - Công tác lưu trữ cần được quan tâm chú trọng đối với toàn thể các đơn vị, cũng nhưu Lãnh đạo các cấp. Do hiểu biết về công tác văn thư lưu trữ còn đơn giản và nghĩ rằng ai cũng có thể làm được, nên việc bố trí cán bộ chưa được coi trọng, nên chưa thể tổ chức thực hiện công tác này một cách chuyên nghiệp và khoa học.-In the archives of the State Securities Commission is using computers to manage and consult the documentation archive. Due to the free program written, should also limit the slab, an, yet highly effective.

Kết quả (Anh) 2:

Business hosting birth objective demands for the preservation and use of property held effectively. Besides the well-organized work fram, as well the Archives contributes to an effective civil service and modern. Records and documents become the means to monitor and verify work a systematic manner, thus contributing to better management objectives: productivity, quality, efficiency, and it is also the objective requirements of State administration at present.
Thus, the archive of the work related to all officers, servants and employees, from employees to the heads of agencies and archives vi.Tai is the indispensable improvement in the process of directing and administering the work of the agencies and units. Records and documents as evidence reflects settlement process work. Therefore, needs to be stored long-term in order to serve the practical activities: resolving disputes, reviewing and processing the violation and cons as well as cater to historical research of the Securities and Exchange Commission State, industry history.
Currently, clerical work, hosting a very important role in all economic sectors - social Improve the quality, efficiency and effectiveness of the system national administration, the National Assembly, the Government, ministries, departments, agencies and units focused attention; The State has invested in research to the application of information technology in the work of executive, management clerical work, hosting a scientific, strict and systematic; strongly promote this work on a complete accordance with the laws and regulations of the State. These are the real pressing needs, requires public servants to do clerical work, storage must not stop learning, professional, computer skill, timely updates of new rules of law law, in order to fulfill the tasks assigned to meet the ever growing requirements of general clerical work, store.
Through the survey work situation archives of the State Securities Commission , generally have the attention of the Board of Directors therefore clerical work had many innovations, basically meet the requirements for clerical work.
The situation, at the SSC, the document has been revised in the archives of the Committee is 290m = 6437 record "number of records collected from 2007 to 2009," done through inspection of the Ministry of Finance Inspection Group in 2014, review the numbers no records on the revised finishing "do not establish the portfolio durations stored records (Under Circular No. 155/2013 / TT-BTC of November 6, 2013 by the Minister of Finance on provisions on the term preservation of records, documents common form of operation of the Ministry of Finance Sector) and lacks a detailed list of individual records, records document many redundant, should be further revised sheaves Additional to complete the record "; in the current document to the units, estimated SSC: 370m document records are in the stage of the project management plan put into storage at the beginning of 2015).
However, the archival work in Committee State Securities not met, better service requirements for professional work. The organization of the archive here is limited, such as staffing is not responsible for the archive, the document was last revised lacking, should soon overcome. Currently, most of the volume documents formed during the operation of the departments and functional units from 2009 to the present is managed spontaneous, scattered, formed in part shall remain in that department.
- Preliminary statistics of units of the UB and attached as follows:
- The entire volume document: 370.59 m above, gathered at the office of the functional units and are to in carton and safe, thereby leading to management status lookup, service and exploitation difficulties caused lost or damaged document ...
- Repository of the State Securities Commission is now maximum use to manage area: 290m = 6437 record "number of records aggregated from 2007 to 2009". Therefore, the deployment of document profiles collected from the units (estimated 370.59m to 400m), it takes about 60 m2 area and the auxiliary equipment attached to the preservation of records document on after revised in accordance with regulations of the State. The basic operating steps of the archive should be strictly implemented gradually, with uniform guidelines, such as collecting, classifying, indexing records, duration of preservation records, document popular form of activity, and submitting to the current storage.
- The storage needs attention focused on all units, leaders at all levels and shine '. Because understanding of the work of the archives also simple and think that anybody can do it, so the arrangement has not been respected officials, should not be held perform this task in a professional manner and science school.
- In the archives of the State Securities Commission is using computers to manage and archive search. Do write your program, so limited, one-sided, yet highly effective.