Trước lúc lãnh đạo đi công tác cần

Trước lúc lãnh đạo đi công tác cần xin ý kiến của lãnh đao để định hướng giải quyết, tổ chức họp bàn giao công việc giữa thủ trưởng và các cá nhân có liên quan để xác định phạm vi thẩm quyền, phạm vi được ủy nhiệm giữa thủ trưởng và các cá nhân, phòng ban có liên quan, giải quyết các công việc được giao, xác định các hình thức để liên hệ với thủ trưởng
Sau khi thủ trưởng đã lên đường, thư ký thực hiện chức năng, nhiệm vụ thường xuyên của mình và các công việc được giao hoặc được ủy quyền, ghi nhật ký công tác, lưu trữ các văn bản, giấy tờ, tài liệu liên quan trực tiếp tới thủ trưởng. Thừa lệnh thủ trưởng đôn đốc, giám sát các phòng ban chức năng thực hiện đúng chương trình, kế hoạch mà thủ trưởng đã giao và phải giữ liên lạc với thử trưởng trong thời gian đi công tác.
Sau khi thủ trưởng đi công tác về, thư ký phải chủ động báo cáo về những vấn đề xảy ra trong thời gian qua, đồng thời xin ý kiến giải quyêt các công việc còn tồn đọng và trình văn bản liên quan đến cá nhân lánh đạo.

Tổ chức hội nghị
Hội nghị là công cụ phương tiện để nhà quản lý thực hiện việc điều hành và kiểm soát hoạt động của cơ quan. Thông qua hội nghị nhà quản lý thực hiện được các hoạt động:
+ Tổng kết đánh giá lại công việc
+ Xây dựng phương hướng
+ Phát huy quyề dân chủ của nhân viên trong cơ quan
+ Xây dựng tinh thần đoàn kết
Dưới sự tác động của nền kinh tế thị trường cùng sự lớn mạnh của hệ thống kinh doanh, Phil Inter Pharma luôn làm mới mình trước những khách hàng, công ty đã tổ chức hội nghị khách hàng để tổng kết kết quả đạt được, giới thiệu, quảng bá sản phẩm, dây chuyền sản xuất hiện đại của công ty.
Khi tổ chức hội nghị, thư ký lập kế hoạch hội nghị, đây là một văn bản có tính định hướng trình bày những vấn đề cơ bản liên quan đến việc tổ chức hội nghị. Kế hoạch phải đảm bảo:
+ Thể thức văn bản
+Tính khả thi khi triển khai
+Thời gian để chuẩn bị tổ chức hội nghị
+ Các thông tin cơ bản (Tên hội nghị, Thời gian, Địa điểm, Thành phần, Nội dung, Phân công nhiệm vụ, kinh phí)
Đối với những cuộc họp đột xuất thường thư ký không cần lập kế hoạch
Lập kế hoạch xong, thư ký để ở dạng dự thảo để trình thủ trưởng và tiến hành chuẩn bị hội nghị, thư ký tiếp tục xây dựng chương trình nghị sự hội nghị, trình bày các nội dung sau:
+ trình tự các vấn đề trình bày
+Nội dung vấn đề
+thời gian thực hiện từng vấn đề
+người thực hiện
+ghi chú
Thư ký lập danh sách đại biểu, soạn thảo giấy mời, chuẩn bị địa điểm va thời gian hội nghị
Giấy mời đảm bảo:
+ Thể thức sang trong
+Đầy đủ thông tin (Tên cơ quan, đơn vị mời, Tên hội nghị, Họ tên chức vụ người được mời, thời gian, địa điểm, yêu cầu đề xuất đại biểu)
Thư ký luôn phải sẳn sàng chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, phương tiện phục vụ và hỗ trợ cho việc ghi biên bản đối với tất cả hội nghị, cuộc họp diễn ra trong công ty. Bất kì hội nghị, cuộc họp nào, biên bản rất quan trọng trong đó tóm tắt lại tất cả diễn biến sự việc đã diễn ra, với những hội nghị nhỏ chỉ lưu lại biên bản, còn đối với những hội nghị lớn, thư ký thành lập hồ sơ bao gồm biên bản hội nghị, các báo cáo, tham luận, diễn văn khai mạc, bế mạc.
Sau khi kết thúc hội nghị, thư ký giúp thủ trưởng thông báo triển khai kết luận của hội nghị, họp rút kinh nghiệm, soạn thư cảm ơn gửi tơi khách hàng và đại biểu.

Kết quả (Anh) 1:

Before the leaders went to the donation of the opinion to disambiguation resolved, held a meeting to hand over the work between the heads and the individuals concerned to determine the scope of jurisdiction, the scope to be commissioned between the heads and the personal, relevant departments, solving the assignment identifies the form to contact headsAfter the heads were underway, the Secretariat implemented the function, his regular duties and the tasks assigned or delegated, the logging, storing the text, papers, documents directly to the heads. Redundant commands heads urge and supervise the departments made the right program, the plan that was delivered and to keep in touch with the Chief test during a business trip.Once the heads come about, the Secretary must take the initiative to report on the problems occurred in the past, and would like comments quyêt award the outstanding work and personal-related documents withdrawn forward.Conference organizationThe Conference is the means for managers implementing the operating and controlling the activities of the Agency. Through conferences managers do the work:+ Overall reassessment of work+ Building directions+ Promote democratic high ranking officer of the staff of the Agency+ Build solidarityUnder the impact of the market economy and the growth of the business system, Phil Inter Pharma always refresh yourself in front of the customer, the company held a Conference to sum up the results achieved, introduce, promote products, modern production lines of the company. When the Conference, Secretariat of the planning meeting, this is a guidance document presents the basic issues related to the Conference. The plan should ensure:+ Text format+ Viability when deployed+ Time to prepare the Conference+ The basic information (name of meeting, time, location, composition, content, assigning duties, funding)For the unscheduled meeting, usually a Secretary doesn't need to planPlanning is done, Secretary to in draft form to the heads and proceed to prepare the Conference, the Secretariat continues to build the agenda Conference, presenting the following:+ order the issues presented+ The content problem+ duration each issue+ credits+ notesThe secretariat established the list of participants, prepare invitations, prepare the venue and conference timeInvitation make sure:+ Protocol to the+ Full info (name, Conference Name, inviting unit, full name position who are invited, the time, place, delegates proposed requirements)The secretariat always ready prepared records, documents, vehicles and support for writing the minutes for all conferences and meetings taking place in the company. Any of the conferences, meetings, minutes are very important in which summarize all the happenings took place, with the smaller conferences just to save the minutes, also with regard to the major conferences, the secretariat established records include minutes of meetings, reports, papers, inaugural , the closing ceremonies.After the end of the meeting, the secretariat informed heads help implement the conclusions of the Conference, meeting in reflection, compose thank send to clients and delegates.

Kết quả (Anh) 2:

Before a business trip leader should consult with the leaders to resolve oriented organizations work hand-over meeting between heads and concerned individuals to determine jurisdiction, the scope of the mandate between heads and individuals, departments concerned, addressing the work assigned, determine the form to contact the head
after the head has hit the road, performing secretarial functions and duties his frequent and the work assigned or authorized, work logs, storage of documents, papers and documents related directly to the head. At the command of the head urging and supervising departments to comply with the program, the plan has assigned heads and try to keep in touch with the chief during a business trip.
After the mission heads the secretary must take the initiative to report on the problems occurred in recent years, also consult resolve the outstanding work and the documents relating to individual leaders. Organize Conference tool means for managers implement and control the operating activities of the agency. Through conference managers perform activities: + Summary reassess work + Building orientation + Promoting democracy Deciding employees in agencies + Building solidarity Under the influence the market economy and the growth of the business system, Phil Inter Pharma always refresh themselves with a customer, the company held a customer conference to review the results achieved, introduce, promote products, modern production lines of the company. As the conference, Secretary of conference planning, this is a text-oriented presentation of the fundamental issues relating to the organization of conference. Planning should ensure: + Modalities text + viability when deployed + Time to prepare conference + The basic information (name conference, time, location, composition, contents , assign tasks and funds) for the extraordinary meeting secretary often without planning Planning is complete, the clerk to in draft form to the heads and prepare to conduct the meeting, Secretary continue building the conference agenda, presents the following contents: + sequencing issues presented problems + Content + duration of each issue + implementers + notes scheduling secretary Delegates books, drafting invitations, prepare the location and time of conference Invitations ensure: + Modalities to in + Full info (Name of units invited, Conference Name, Name Position invitees, time, place, participants proposed requirements) Secretariat always ready to prepare records, documents, facilities and support service for recording the minutes of all meetings, meeting took place in the company. Any conferences, public meetings and records are important in that summarizes all the changes that have taken place, with only the small conference records saved, but for the larger conference, Secretary Established records including conference proceedings, reports, presentations, speeches opening and closing ceremonies. After the conference, the head clerk informed help implement the conclusions of the conference, meetings withdrawal experience, write a thank you letter sent to customers and representatives.