5.4.1 Khi tiếp nhận đơn xin nghỉ phép, nhân viên quản lý nghỉ phép tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của đơn xin nghỉ phép. Một đơn xin nghỉ phép hợp lệ phải được điền đầy đủ thông tin và có chữ ký của người xin và sự phê chuẩn của lãnh đạo công ty.
5.4.1.2 Trừ trường hợp bù phép, ngày xin phép phải là ngày trước ngày xin nghỉ, riêng đối với phép năm, ngày xin phép phải trước ngày xin nghỉ 03 ngày.
5.4.1.3 trường hợp đơn xin nghỉ phép năm: Nhân viên quản lý nghỉ phép sẽ dựa trên hệ thống quản lý nhân viên kiểm tra xem tính đến thời gian xin nghỉ phép người lao động đã sử dụng hết số ngày phép năm được hưởng chưa. Nếu đã sử dụng hết không giải quyết phép năm cho người lao động và yêu cầu chuyển sang nghỉ loại phép khác.
5.4.2 Khi đã xác nhận đơn xin nghỉ phép hợp lệ, nhân viên quản lý nghỉ phép cho người lao động đăng kí nghỉ phép vào sổ theo dõi.
5.4.3 Nhập thông tin nghỉ phép vào hệ thống quản lý nhân viên của công ty.
5.4.4 Lưu đơn xin nghỉ phép theo thời gian nghỉ phép.
5.4.5 Vào ngày 6 của tháng tiếp theo, lập báo cáo thống kê nghỉ phép của công nhân viên và gửi dữ liệu cho bộ phận tuyển dụng làm báo cáo nhân sự.
5.5 Quy định đối với việc bù phép
5.5. Trường hợp khẩn cấp không thể nộp đơn xin phép trước hoặc phải kéo dài thời hạn nghỉ phép thì người lao động phải gọi điện thoại thông báo cho tổ trưởng hoặc chủ quản bộ phận và phải làm thủ tục bù phép trong vòng 03 ngày sau khi đi làm lại.
5.5.2 Mọi trường hợp nghỉ mà chưa viết đơn xin phép hoặc viết đơn xin phép mà kéo dài thời hạn nghỉ phép và không tiến hành làm thủ tục bù phép, trình bày lý do kèm theo giấy tờ chứng minh hợp lệ (nếu có) thì đều xem như nghỉ không phép.
5.5.3 Không áp dụng bù phép với trường hợp nghỉ phép năm.