Bộ phận chứng từ: theo dõi, quản lý

Bộ phận chứng từ: theo dõi, quản lý lưu trữ chứng từ và các công văn. Soạn thảo bộ hồ sơ Hải quan, các công văn cần thiết giúp cho bộ phận giao nhận hoàn thành tốt công việc được giao. Thường xuyên theo dõi quá trình làm hàng, liên lạc tiếp xúc với khách hàng để thông báo những thông tin cần thiết cho lô hàng.
Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ nghiên cứu, khảo sát thị trường, chủ động tìm kiếm khách hàng mới, chăm sóc, tư vấn cho khách hàng. Phòng kinh doanh có vai trò rất quan trọng trong hoạt động của công ty, góp phần mở rộng thị phần, đem lại nhiều hợp đồng có giá trị cho công ty. Tuy phòng kinh doanh có hai chức năng riêng biệt, nhưng do quy mô công ty còn hạn chế, do đó chưa có sự phân chia thành các bộ phận riêng biệt. Các nhân viên phòng kinh doanh vừa là người bán hàng trực tiếp vừa là người chăm sóc khách hàng. Đây là bộ phận trung tâm đầu não quan trọng nhất trong công ty, bộ phận kinh doanh gồm có các mảng:
 Mua bán cước vận tải nội địa, quốc tế.
 Tìm kiếm khách hàng, tiếp nhận nhu cầu xuất nhập khẩu của đại lý hoặc khách hàng có nhu cầu.
 Chào giá dịch vụ của công ty đến đại lý, khách hàng.
 Đàm phán với các hãng tàu, hãng hàng không để có giá cước tốt nhất cho khách hàng … Sau đó tiến hành xem xét và báo giá, hai bên thỏa thuận và ký kết hợp đồng giao nhận.
Phòng kế toán: Hoạch toán đầy đủ các nghiệp vụ kế toán phát sinh, báo cáo các số liệu chính xác định kỳ, theo dõi và tổ chức cho hoạt động kinh doanh liên tục và hiệu quả, chi tạm ứng cho nhân viên giao nhận hoàn thành công tác.
Dưới sự quản lý trực tiếp của Giám đốc đối với từng phòng ban, từng cá nhân đã làm cho hoạt động của công ty ngày càng trở nên nề nếp, đồng bộ và phát triển.
Nhận xét: Bộ máy quản lý của công ty được xây dựng theo cơ cấu trực tuyến - chức năng trong nghiên cứu, đề xuất, chuẩn bị các phương án để từ đó quyết định và triển khai tổ chức thực hiện quyết định, quyết định thuộc về Ban Giám đốc công ty. Việc truyền lệnh được thực hiện theo đường thẳng từ trên xuống dưới. Nhân viên phụ trách các phòng ban chức năng không ra lệnh trực tiếp mà họ trình bày ý kiến với Ban Giám đốc, từ đó Ban Giám đốc sẽ xem xét và ra quyết định. Mối quan hệ giữa các phòng ban là ngang cấp, chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc, thực hiện hợp tác trong công tác, chịu sự kiểm soát và kiểm tra nghiệp vụ ngang lẫn nhau theo chức năng.
Tuy nhiên, quyền quyết định những vấn đè ấy vẫn thuộc về thủ trưởng tức là Công ty có thể tận dụng được tài năng trình độ, kinh nghiệm làm việc của các phó giám đốc trong Công ty đồng thời nó cũng thúc đẩy sự hợp tác giữa các phòng ban và các phân xưởng trong Công ty. Những quyết định quản lý do các phòng chức năng nghiên cứu, đề xuất khi được thủ trưởng thông qua, biến thành mệnh lệnh được truyền đạt từ trên xuống dưới theo tuyến đã quy định. Và hơn nữa các phòng chức năng có trách nhiệm tham mưu cho toàn bộ hệ thống trực tuyến.
Giảm bớt những gánh nặng về mặt quản trị cho người lãnh đạo. Nhờ có các phòng ban chức năng mà thông qua đó nhà lãnh đạo theo dõi các công việc của hoạt động kinh doanh được thuận lợi, dễ dàng hơn cũng như trong việc báo cáo lại với cấp trên.
 Điểm mạnh: Với cơ cấu tổ chức hiện giờ công ty có một số lợi thế:
 Mọi việc đều do Ban giám đốc xem xét và ký kết nên sẽ hạn chế những sai sót. Tránh được rủi ro trong việc nhân viên lạm dụng quyền hạn.
 Các phòng ban quan hệ ngang cấp quản lý lẫn nhau nhằm nhất quán về công việc. Nhận ra và giải quyết sai sót một cách nhanh và kịp thời nhất, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
 Mỗi phòng ban đảm nhiệm công việc riêng nên việc giải quyết công việc nhanh chóng và hiệu quả.
 Phát huy được năng lực chuyên môn của các bộ phận chức năng.
 Đồng thời vẫn đảm bảo quyền chỉ huy của hệ thống trực tuyến.
 Điểm yếu:
 Giám đốc quản lý và quyết định mọi hoạt động của công ty điều này làm vai trò và quyền hạn của các trưởng phòng bị hạn chế.
 Để cơ cấu này phát huy được thì đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp mọi vấn đề, có quyết đoán.
 Có thể xảy ra mâu thuẫn giữa các lãnh đạo các tuyến với nhau do không thống nhất quyền hạn. quan điểm.
 Do có nhiều bộ phận chức năng nên lãnh đạo tổ chức thường phải họp hành nhiều, gây căng thẳng và lãng phí thời gian.

Kết quả (Anh) 1:

Certificate from the parts: track, manage store vouchers and the dispatch. Drafting the customs records, the dispatch necessary help for delivery parts complete the good work. Regularly monitored this process an order, contact the contact with the customer to notify the information required for shipment.Sales Office: have the task of research, market survey, actively seek new customers, care, counselling for clients. Business room has a very important role in the company's activities, contributing to the expansion of the market, offering many valuable contracts for the company. However, business rooms have two separate functions, but due to the scale of the company are limited, so the split into separate parts. The sales staff is both a direct sales person is the customer care. This is the first Center parts of the brain important for the company, the business division include the array: purchase inland transport, international. Search engine customer, receiving export-import needs of the agent or client needs. bid the company's services to the customer, agent. negotiation with carriers, airlines to have the best rates for customers. Then proceed with review and quotation, the two parties to the agreement and the contract delivery.Accounting: Accounting Plan full of accounting profession arises, report the exact data periodically, tracking and organization for continuous business operations and efficiency, advance for delivery staff completed the work.Under the direct management of the directors for each of the departments, each individual has to make the operation of the company becoming Groove, synchronization and development.Comment: the company's management was built according to the online structure-function studies, proposals, preparation of projects from which to decide and implement the Organization made the decision, the decision belongs to the Board of Directors of the company. The transmission order is done in a straight line from top to bottom. The staff in charge of the departments functions not directly ordered that they presented the opinion to the Board of Directors, the Board of Directors will review and decision-making. The relation between horizontal level, is responsible to the Board of Directors, made cooperation in the work, subject to the control and check of horizontal services each other according to function. However, the right to decide these repressing still belongs to heads i.e. companies can take advantage of the talent level, experience of the Vice President in the company at the same time it also promotes the cooperation between the departments and the factory of the company. The decision by the management of the Office of research, proposed when the heads through, turn into the order was communicated from top to bottom according to specified routes. And more functional departments are responsible for the entire staff of online systems. Reduce the burden on the administrator for the leader. Thanks to the departments that function through which leaders follow the work of the business activities that are convenient, easier as well as in the report back to the upper level. strengths: To structure the company now has a number of advantages: all went by the Board of Directors reviewed and signed, so will limit the mistakes. To avoid the risk of the abuse of staff powers. the departments horizontal relations of mutual management to supply consistent about work. Recognize and solve errors quickly and promptly for, completing assigned tasks. Each departments worked should be tackling the job quickly and efficiently. uphold professional competency of the Department functions. simultaneously ensure command of the online system. the weakness:  Managing Director and decided all activities of this company do the role and powers of the Chief was limited.  in order to develop this structure requires the leader must have comprehensive knowledge, General issues, there are decisive. can occur a conflict between the leaders of the together due to inconsistent powers. the perspective. due to multiple functional parts should be held many meetings, often causes stress and wasted time.