ĐỀ XUẤT ĐIỀU CHỈNH QUY TRÌNH THU TI

ĐỀ XUẤT ĐIỀU CHỈNH QUY TRÌNH THU TIỀN KHI KHÁCH HÀNG NHẬN NHÀ, KÝ QUỸ TTNT, XUẤT HÓA ĐƠN PHÍ VẬN HÀNH
Nhằm nâng cao công tác quản lý, cải tiến quy trình, phục vụ khách hàng tốt hơn. Qua tình hình thực tế, TTPVKH có một số kiến nghị cụ thể như sau:
1) Cải tiến quy trình phối hợp thu các khoản tiền khi khách nhận nhà:
a) Nghiệp vụ & hiện trạng:
- Hiện nay khi khách hàng đến làm thủ tục nhận nhà cần phải thanh toán các khoản tiền trước khi ký nhận Biên bản giao nhà, tại các nơi, cụ thể như sau:
+ Phòng Tài Vụ (tầng trệt P. TT2): Tiền nhà đợt cuối, thuế GTGT, tiền lãi trễ hạn (nếu có), kinh phí bảo trì (quỹ bảo trì).
+ Phòng Hậu Mãi: Kinh phí bảo trì (quỹ bảo trì, nếu chưa thanh toán), phí quản lý tháng/ năm (theo quy định trong hợp đồng).
b) Kiến nghị & giải pháp:
- Nhằm tránh việc đi lại nhiều nơi, P. Hậu Mãi kiến nghị thu các khoản tiền tại 1 nơi (theo nhu cầu của KH), không phân biệt văn phòng giao dịch P. Tài Vụ (TT2) hay P. HM.
- Công tác triển khai sẽ thực hiện giữa các phòng ban: P. Tài Vụ + P. TT2 + P. Hậu Mãi sẽ phối hợp quy trình cung cấp thông tin & chứng từ cho đồng bộ (cùng cập nhật thông tin thu tiền và mẫu phiếu thu, hóa đơn như nhau), kịp thời để phục vụ cho KH khi có nhu cầu nhận nhà.
2) Phân quyền cho TTPVKH thu tiền ký quỹ trang trí nội thất (TTNT)/ ký quỹ xây dựng:
a) Nghiệp vụ & hiện trạng:
- Khi khách hàng tiến hành TTNT liên hệ P. HM để đăng ký thi công và đóng tiền ký quỹ, số tiền ký quỹ chuyển khoản về TK Công ty quản lý. Khi KH thực hiện hoàn tất TTNT, nghiệm thu thi công, P.HM thực hiện thủ tục hoàn trả tiền ký quỹ, chuyển hồ sơ lên P. Tài Vụ để chuyển trả lại tiền cho KH (theo quy trình thời gian bình quân ít nhất 20 ngày KH mới nhận lại tiền ký quỹ).
b) Kiến nghị & giải pháp:
- Nhằm rút ngắn quy trình hoàn trả tiền ký quỹ cho KH được nhanh chóng, P. HM kiến nghị trực tiếp thu tiền ký quỹ, lưu giữ và hoàn trả cho khách hàng, ngay sau khi được hoàn tất nghiệm thu TTNT.
- BTGĐ phân quyền cho BGĐ P. HM trực tiếp chịu trách nhiệm xét duyệt chi trả cho KH, tổ chức kiểm kê quỹ hàng ngày/ tháng/ quý năm theo lịch định kỳ và đột xuất.
3) TTPVKH xuất hóa đơn tiền phí vận hành, thực hiện thủ tục thanh toán bằng Phiếu đề nghị thanh toán (Payment Request):
a) Nghiệp vụ & hiện trạng:
- Hiện tại P. HM thực hiện việc thanh toán phí vận hành theo 3 bước: Tạm ứng, theo dõi tiền vào TK PMH xuất hóa đơn và thanh toán tạm ứng, thủ tục thanh toán có thể kéo dài trung bình từ 15-20 ngày cho/ lần thanh toán.
b) Kiến nghị & giải pháp:
- Do đó để rút ngắn thời gian thực hiện và theo dõi, P. HM kiến nghị từ ngày 1-5 hàng tháng, TTPVKH xuất hóa đơn tiền phí vận hành cho tháng trước (chưa thu tiền). Sau đó đính kèm PR chuyển P. Tài Vụ để thực hiện lệnh chuyển tiền từ TK PQL sang TK PMH và ghi nhận doanh thu.
- Hiện tại, sẽ xuất hóa hơn 1 lần từ tháng 1-7/2016. Kể từ tháng 8/2016 sẽ thực hiện hàng tháng.
Kính báo cáo Ban Giám Đốc và Ban Tổng Giám Đốc xem xét và cho ý kiến chỉ đạo.

Kết quả (Anh) 1:

PROPOSED ADJUSTMENT OF PROCESSES TO COLLECT MONEY WHEN CUSTOMERS GOT HOME, DEPOSITING AI, INVOICING FEE TO OPERATEIn order to improve the management, improvement of processes, better customer service. Through the actual situation, the TTPVKH have some specific recommendations are as follows:1) improve coordination processes currency funds when got home:a) & professional status:-Now when the customer to receive the House need not pay the funds before the newsletter the minutes delivered, in particular, the following:+ Finance Room (ground floor p. TT2): money home last batch, VAT, late interest (if any), cost of maintenance (maintenance funds). + After-sales Room: funding of maintenance (maintenance fund, if unpaid), the management fee the month/year (as defined in the contract).b) recommendations & solutions:-In order to avoid having to go back to the lot where, P. Promotion recommendations currency the funds in a place (according to the needs of KH), irrespective of Your Ward Office Service (TT2) or P. HM.-Deployment task will perform between the departments: p. Finance + p. TT2 + p. Services will coordinate the process of providing information & documentation for sync (with updated information collection form, collect money and bills alike), in time to cater for the demand got home when the KH.2) decentralization to TTPVKH currency deposit furnishing (AI)/escrow build:a) & professional status:-When customers conduct AI contact p. HM to subscribe execute and close the deposit, escrow money transfer on TK company management. When KH made complete AI, executing, P.HM perform escrow refund, transfer profile P. Finance to turn up to pay back the money for the KH (the average time to process at least 20 on the new deposit return CUST). b) recommendations & solutions:-In order to shorten the escrow refund process for KH is fast, P. HM recommendations directly collecting funds, stored and returned to the customer, immediately after completing trials AI.-BTGĐ permissions for ANCO BOD p. HM directly responsible for the review of KH, held daily Fund/month/calendar year quarter periodically and irregularly.3) TTPVKH invoicing fee operators, made the payment procedure by the votes suggest payment (Payment Request):a) & professional status:-Current P. HM made the payment operation under step 3: advance, track money on TK PMH invoicing and payment, advance payment procedure can last an average of 15-20 days/times for payment.b) recommendations & solutions:-So to shorten the duration and track, p. HM recommendations from 1-5 TTPVKH, monthly billed charges to operate for months ago (not money). Then attach the PR move p. Finance to make money order from TK to TK PQL PMH and record sales.-Current, more chemicals will be 1 times from January-July 2016. Since August, 2016 will perform monthly. Dear report Board of Directors and the Board Of Directors for review and comments.