5.2. Những quy định đối với nhân vi

5.2. Những quy định đối với nhân viên Lễ Tân của khách sạn:
* Ngoại hình
- Trẻ trung, có sức khoẻ tốt, hình thức cân đối, ưa nhìn không dị hình,
dị tật, có duyên đồng thời có phong cách giao tiếp tốt, tác phong nhanh nhẹn.
- Vệ sinh cá nhân sạch sẽ trước khi làm việc
- Đầu tóc gọn gàng, không được nhuộm màu loè loẹt
- Quần áo đồng phục theo quy định của khách sạn, đồng phục không có
nếp nhăn mùi lạ.
- Không sơn móng tay, móng chân loè loẹt, không trang điểm quá đậm
- Tư thế làm việc luôn đứng thẳng, vẻ mặt luôn tươi cười mang phong
cách nghiệp vụ.
* Công việc
- Các nhân viên đến sớm trước ca trực của mình 15'
- Nghe điện thoại không được kẹp giữa tay và vai
- Không làm việc trong giờ làm việc không tiếp khách riêng trong giờ
làm bàn giao ca hết công việc trước khi về.
* Kiến thức và kỹ năng nghiệp vụ
Được đào tạo về nghiệp vụ lễ tân, có văn bằng chứng chỉ về nghiệp vụ
lễ tân khách sạn.
- Có khả năng giao tiếp tốt và có kỹ năng bán hàng.
- Nắm vững mọi quy định các văn bản pháp quy của ngành du lịch và
các cơ quan liên quan đến khách sạn về hoạt động kinh doanh của khách sạn.
- Nắm vững mọi nội quy, quy chế quản lý của khách sạn, nội quy lao
động trong khách sạn và bộ phận lễ tân mục tiêu và phương hướng kinh
doanh của khách sạn.
- Nắm vững những sản phẩm của khách sạn và khả năng cung cấp các
dịch vụ trong khách sạn.
- Nắm rõ được một số nghi lễ phong tục tập quán, tôn giáo, văn hoá,
tâm lý khách của một số quốc gia.
- Biết rõ một số danh lam thắng cảnh các điểm du lịch của địa phương,
các dịch vụ phục vụ trong và ngoài nước.
- Có kiến thức cơ bản về chính trị, kinh tế, xã hội , lịch sử, văn hoá, địa
lý an ninh để phục vụ khách.
* Ngoại ngữ
Mọi nhân viên lễ tân trong khách sạn phải sử dụng thành thạo một
ngoại ngữ là tiếng Trung Quốc và biết tiếng Anh thông dụng và chuyên
ngành.
* Tin học
Sử dụng thành thạo vi tính phổ thông và vi tính chuyên ngành, phục vụ
cho hoạt động lễ tân trong khách sạn
* Đạo đức nghề nghiệp
- Thật thà trung thực, siêng năng, chăm chỉ lên việc theo trình tự chính
xác có hiệu quả, có khả năng tổ chức giải quyết mọi vấn đề, năng động, tháo
vát, linh hoạt trong công việc, cởi mở thân thiện nhiệt tìn với khách, lịch sự
tôn trọng sẵn sàng giúp đỡ khách.
- Tổ trưởng lễ tân: là người chịu trách nhiệm giám sát các nhân viên
trong các bộ phận, nắm tình hình chung, trực tiếp giải quyết mọi vấn đề phát
sinh trong ca và báo cáo với giám đốc khách sạn hàng ngày.
-Nhân viên lễ tân 1: đảm nhiệm việc đón khách và làm thủ tục đăng ký
khách sạn.
- Nhân viên lễ tân 2: hỗ trợ cho nhân viên lễ tân 1 khi khách sạn đông
khách làm thủ tục nhận buồng và trả buồng . Đồng thời làm tổng đài và thu
ngân cho khách sạn.
5.3 Mối quan hệ của bộ phận lễ tân với các bộ phận trong khách sạn:
Mối quan hệ giữa bộ phận lễ tân với bộ phận buồng
Bộ phận buồng và bộ phận lễ tân hai bộ phận phục vụ trong khối lưu
trú. Để hoạt động kinh doanh lưu trú có hiệu quả cao thì hai bộ phận này phải
phối hợp chặt chẽ với nhau trong việc chuẩn bị buồng bán cho khách. Hàng
ngày bộ phận lễ tân phải thông báo cho bộ phận buồng về tình hình buồng
khách chuẩn bị đến, buồng khách chuẩn bị rời khách sạn để bộ phận buồng
chủ động trong việc làm vệ sinh buồng. Bộ phận buồng phải thông báo cho bộ
phận lễ tân về tình trạng buồng và khách để bộ phận lễ tân kịp thời xử lý các
vấn đề phát sinh phân buồng hợp lý cho khách. Mối quan hệ nhịp nhàng đó sẽ
góp phần tối đa hoá công suất buồng và tạo được ấn tượng tốt cho khách lưu
trú.
* Mối quan hệ của bộ phận lễ tân với bộ phận ăn uống
- Có mối quan hệ mật thiết với bộ phận ăn uống nhằm đáp ứng đầy đủ
nhu cầu về ăn uống của khách. Bộ phận ăn uống phải thông báo cho bộ phận
lễ tân về thực đơn hàng ngày. Khi khách có yêu cầu đặt ăn tại khách sạn nhân
viên lễ tân tiếp nhận yêu cầu của khách và chuyển các yêu cầu của khách tới
bộ phận ăn uống. Hàng ngày bộ phận ăn uống phải chuyển hoá đơn, chứng từ
phiếu ký nợ hoặc những khoản tiền thu được từ khách cho bộ phận lễ tân. Bộ
phận lễ tân sẽ cập nhật các khoản thanh toán đó của khách vào hồ sơ thanh
toán cho khách.
* Mối quan hệ của bộ phận lễ tân với bộ phận kỹ thuật bảo dưỡng
- Có mối quan hệ mật thiết với nhau nhằm mục đích đảm bảo các trang
thiết bị trong buồng của khách luôn hoạt động có hiệu quả .
Bộ phận lễ tân có trách nhiệm thông báo cho bộ phận kỹ thuật bảo
dưỡng về các trang thiết bị trong buồng cho khách bị hỏng để sửa chữa kịp
thời. Đồng thời bộ phận kỹ thuật bảo dưỡng phải thông báo cho bộ phận lễ tân
về mức độ hỏng của các trang thiết bị để bộ phận lễ tân thông báo với khách
hoặc chuyển buồng cho khách.
* Mối quan hệ của bộ phận lễ tân với bộ phận kế toán
Hàng ngày các khoản thanh toán hoá đơn của khách phải được bộ phận
lễ tân kiểm kê cẩn thận và bàn giao lại cho bộ phận kế toán. Bộ phận kế toán
sẽ căn cứ vào những hoá đơn thu được từ bộ phận lễ tân để lập báo cáo doanh
thu của khách sạn.
* Mối quan hệ của bộ phận lễ tân với bộ phận an ninh
Công tác an ninh và an toàn trong khách sạn là một nhiệm vụ vô cùng
quan trọng và cần thiết đối với toàn thể ban giám đốc, các nhân viên khách
sạn nói chung và bộ phận an ninh nói riêng. Bộ phận lễ tân và bộ phận thường
xuyên tiếp xúc với khách, quan sát dòng khách ra vào khách sạn cho nên sẽ
giúp cho bộ phận an ninh hoàn thành tốt nhiệm vụ này.
* Mối quan hệ của bộ phận lễ tân với bộ phận nhân sự
Bộ phận quản lý nhân sự, chịu trách nhiệm giúp các bộ phận khác trong
khách sạn tuyển dụng và bổ nhiệm nhân viên, lập kế hoạch đào tạo và đào tạo
lại nhân viên cho các bộ phận. Bộ phận nhân sự, có mối quan hệ mật thiết với
bộ phận lễ tân, giúp bộ phận lễ tân tuyển dụng, bổ nhiệm các nhân viên.
* Mối quan hệ giữa bộ phận lễ tân với công an
Bộ phận lễ tân và bộ phận công an có mối quan hệ mật thiết với nhau
để nhằm kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh giữa khách với khách sạn, đảm
bảo cho khách khi nghỉ ngơi ở khách sạn. Đồng thời kết hợp với công an địa
phương nhằm giải quyết các khâu đăng ký tạm trú của khách với khách sạn
đảm bảo an ninh trật tự cho khách sạn cũng như khách lưu trú.
* Mối quan hệ giữa bộ phận lễ tân với bộ phận cứu hoả
- Đối với bộ phận cứu hoả khách sạnphải có mối quan hệ chặt chẽ để
kiểm tra các thiết bị phòng cháy chữa cháy. Hàng năm khách sạn vẫn tổ chức
việc huấn luyện cho các cán bộ công nhân viên về công tác phòng cháy, chữa
cháy.
* Mối quan hệ giữa bộ phận lễ tân với bộ phận y tế
- Giữa khách sạn và bộ phận y tế có mối quan hệ gắn bó với nhau. Để
thường xuyên kiểm tra vệ sinh chất lượng thực phẩm, đồ uống và kịp thời giải
quyết những trường hợp bất thường ốm đau có thể xảy ra đối với khách. Hàng
năm bộ phận y tế vẫn tổ chức huấn luyện cho cán bộ công nhân viên các biện
pháp xử lý, sơ cứu tạm thời để kịp thời đưa khách tới các cơ sở y tế gần nhất
để chữa trị.
* Mối quan hệ giữa bộ phận lễ tân với bộ phận hàng không
- Bộ phận lễ tân còn có mối quan hệ với bộ phận hàng không để làm
các công tác dịch vụ khi có khách yêu cầu đặt vé máy bay.
* Mối quan hệ giữa bộ phận lễ tân với các công ty du lịch
- Để giải quyết các yêu cầu của khách khi cần tham quan du lịch thì
khách sạn phải có mối quan hệ qua lại với các công ty du lịch. Kết hợp với
các công ty du lịch tổ chức các tua du lịch nhằm quảng bá thu hút khách đến
với khách sạn và đồng thời nâng cao uy tín của khách sạn trong lòng khách du lịch

Kết quả (Anh) 1:

5.2. The regulations for the reception of the hotel:* Physical appearance-Young, have good health, balance form, lovingly not misshapen,deformities, charming and have good communication style, agile manner.-Personal hygiene and clean before working-Neat hair, no colored style-The prescribed uniform of the hotel, there is no uniformwrinkles strange smell.No Nail Polish, nail style, no makeup too bold-Work always stand straight, smiling face withprofessional way.* Work-The employee coming soon before their shift 15 '-Listen to the phone not being sandwiched between the hands and shoulders-Do not work during working hours did not separate seating for hoursdo hand over ca ceases work before.* The knowledge and professional skillsTrained professional reception, there are professional degreesthe hotel reception.-Have good communication ability and sales skills.-Master of all provisions of the regulation of the travel industry andthe agencies related to hotels regarding the operations of the hotel.-Master of all rules and regulations of the hotel, work rulesthe hotel reception and parts targeted and emerging trendsthe hotel's business.-Master's products and the ability to provideservices in the hotel.-Grasp some of the ritual customs, religion, culture,the psychology of a number of countries.-Know some attractions local attractions,catering services inside and outside the country.-Basic knowledge of politics, economy, society, history, culture, geographysecurity agents available.* Foreign languageAll the hotel's reception staff are fluent in anforeign languages are Chinese and English, and specialistthe industry.* School newsComputer skills and specialized computers, servingfor the hotel's front desk operations* Professional ethics-Honest honest, diligent, hard-working up the orderidentify effective, capable of resolving all matters of organization, active, removeneckties, flexibility in work, open minded friendly enthusiasm with visitors, courteousrespect is willing to help guests.-Front desk supervisor is responsible for supervising the staffin these parts, grasp the situation collectively, directly address all issuesborn in ca and report to the Director on a daily basis.-Front desk staff 1: responsibility transfers and registration proceduresHotels.-Front desk staff 2: support for front desk staff 1 when East Hotelguests in cabins and accommodations. At the same time as the telephone and currencybudget for the hotel.5.3 the Department's relationship with the reception in the hotel's parts: The relationship between the parts in front of the Chamber DepartmentThe Chamber parts and components for two-front desk service in the block storestay. To stay in business are highly effective, the two departments mustwork closely together in preparing accommodations for guests. Nowon the reception Division must inform the Chamber parts about accommodationsprepare to prepare Chamber, left the hotel for the Chamber Departmentactive in the cleaning Chamber. The Chamber parts are required to inform thethe reception desk on the State Chamber and the reception desk customers timely order processingstool problems arise reasonable accommodations for guests. Rhythmic relationship that willhelping to maximize the capacity of accommodations and make a good impression to its guestsstay.* The relationship of the parts reception with dining section-Relationships with food and beverage division to meetdemand for dining. Food and beverage departments must notify the Divisionthe front desk of the daily menu. When you book with eat kernel hotelfront desk officer receiving request and forward the request to theFood and beverage division. Daily food and beverage division to transfer invoices, vouchersthe vote signed the debt or the funds obtained from the reception desk for guests. Thethe reception desk will update the payments by radio profilepayment on site.* Relationship of reception desk with technical maintenance-Associated inextricably aimed to ensure the pagesequipment in the cab are operated efficiently.The reception desk is responsible for notifying the technical department tomaintenance of the equipment in the cabins to get corrupted to fix upforecast. At the same time technical maintenance must inform the reception deskon the extent of damage to the equipment to front desk informed guestsor accommodations for guests.* Relationship of reception desk with the Accounting DivisionDaily payments of invoices should be partDesk inventory carefully and handed back to the accounting department. Accounting Divisionwill base on the Bills obtained from the reception desk to set up joint reportthe hotel's collection.* Relationship of reception desk with securityThe work of the security and safety in hotels is a task of utmostimportant and necessary for the entire Board of Directors, the staffin General, hotel and security in particular. Reception desk and oftenthrough contact with bodies, guests in the hotel guests willhelp for security fulfilled this task well.* Relationship of reception desk with the HR DepartmentThe personnel management Department, responsible for helping other parts of theHotel recruitment and appointment of staff training, planning and trainingback to staff for the Department. The HR Department, have relationships withreception desk, reception desk help recruit, appoint the staff.* The relationship between reception desk with the policeReception Department and public security departments have relationships with each otherin order to timely handle issues arising between the hotel guests, make surefor leisure guests at the hotel. At the same time in conjunction with the local policemethod to resolve the stitching of sojourn registration to hotelto ensure security for the hotel guests.* The relationship between front parts with fire departments-For fire department sạnphải guests have tight ties tocheck the fire prevention device. Every year still heldthe training for the officials and employees of fire preventionfire.* The relationship between front parts with health departments-Between the hotel and the Health Department had to stick together. In order toregular inspection of hygiene quality of food, drinks and entertainmentaddressing the extraordinary cases of illness can happen to guests. Nowin the Medical Division continued training for staff and workers ofprocessing, temporary aid to timely take guests to the nearest medical facilityto cure.* The relationship between front parts with Aero parts-The reception desk also has a relationship with the aviation Division to dothe service works when there are request air ticket booking.* The relationship between reception desk with tourist companies-To address the requirements of guests when needed, the excursionthe hotel must have a relationship with the company. In conjunction with thethe travel company organized the tour to promote attractingwith hotels and at the same time enhance the reputation of the hotel in the heart of tourists

Kết quả (Anh) 2:

5.2. The provisions for the staff of the hotel Reception:
* Appearance
- Young, good health, symmetrical form, looking no deformities,
defects, charming style and have good communication, agile style.
- Personal Hygiene clean before work
- Top hair neat, not gaudy colored
- uniform prescribed by hotels, uniforms without
wrinkles strange smell.
- No nail polish, nail gaudy, not too dark makeup
- working posture is always upright, smiling face always styled
professional way.
* Work
- Employees come soon before her shift 15 '
- Listen to the phone not being sandwiched between the arms and shoulders
- not work during working hours are not living separately in time
as handing out work shifts before returning.
* Knowledge and professional skills
Trained in business reception, with diplomas and certificates of professional
hotel reception.
- Ability to communicate well and have sales skills.
- Mastering all the provisions of the legislation of the tourism industry and
agencies Related to the hotel on business operations of the hotel.
- Mastering all rules and regulations of property management, labor regulations
in the hotel and the reception and orientation of the target
customer business rooms.
- Mastering the hotel product and the ability to provide the
service in the hotel.
- Understanding some customary rituals, religion, culture,
psychology of some national guest .
- Knowing some scenic spots of local tourism,
the catering service at home and abroad.
- Have basic knowledge about political, economic, social, historical, cultural, address
security management to customer service.
* Languages
​​All receptionists in hotels must be fluent one
is in Chinese language and know the English common and specialized
agencies.
* Computing
Fluency vi generally available and specialized computing, service
desk operations in hotel
* Ethics
- Honest honest, diligent, hard on the main sequence
determined to be effective, capable organization officials solve all problems, dynamic, remove
neckties, job flexibility, openness bigot with guest friendly, polite
respect willing to help guests.
- The head receptionist is the person responsible for monitoring police officers
in the department, most of the overall situation, directly resolve any issues
in the cases and report students with daily hotel manager.
-Human Resources Receptionist 1: responsible for pickup and do procedures for registering
property.
- Receptionist 2: support for staff at hotel reception 1 winter
guests will receive and pay chamber chamber. Also do PABX and collected
funds to the hotel.
5.3 The relationship of the reception with the parts of the hotel:
The relationship between the reception with chamber parts
department and the reception chamber two service department store in block
residence. For business stays, the two effective parts must
coordinate closely together in preparing for the sale of hotel accommodations. Customers
reception date to inform the department on the chamber floors
guests to prepare, prepare to leave the rooms in a hotel for part chamber
active in chamber cleaning. Chamber parts must notify the
reception of visitors to the state chamber and the reception promptly handle
issues arising distributed reasonable accommodations to guests. Rhythmic relationships that will
contribute to maximizing the capacity of the chamber and create a good impression for the guest
stay.
* The relationship of the reception and dining parts
- There is an intimate relationship with the department eating adequate to meet
the demand for guest dining. Eating parts department must inform
reception on the daily menu. When guests asked to put food at the hotel's
reception receptionist request and forwards the request of customers to the
dining department. Daily ingestion or transfer parts of invoices, vouchers
or coupon debt signed proceeds from guests to the reception. Ministry
reception will update the customer that payment record bar
for guest computing.
* The relationship of the reception and technical maintenance department
- Having relationships closely aims make sure all
equipment in the guest suites are operating effectively.
The receptionist is responsible notify technical department told
about the equipment support in the chamber for corrupted to fix up
the time. At the same time technical maintenance department must notify the reception
of the level of damage of the equipment to the reception to inform visitors
or transfer chamber included.
* Relationship with reception accounting department
Daily payments of invoices must be part
front careful inventory and transferred to the accounting department. Accounting department
will be based on the invoice received from the reception to report sales
revenue of the hotel.
* The relationship of the reception with security department
The security and safety of the hotel is on a mission extremely
important and necessary for the entire Board of Directors, the hotel staff
and the hotel general security department in particular. Front parts and parts often
frequent contact with visitors, watching the line out into the hotel guests so will
help the security department to fulfill this task.
* The relationship of the front parts with parts HR
Human Resource Management Division, responsible for assisting other departments in
the hotel recruitment and appointment of staff, training planning and training of
the staff for the department. HR departments, have an intimate relationship with
the reception, help desk department recruitment and appointment of staff.
* The relationship between the reception with the police
department and front parts Police have an intimate relationship with each other
so that timely handling of issues arising between the hotel guests, make
sure the guests in the hotel's leisure. Also in conjunction with local police
to solve the problems of the registered guest staying with hotel
security and order as well as hotel guests.
* The relationship between the front parts with parts Fire
- For guests sanphai fire department has close ties to
check the fire protection equipment. Every year the hotel has organized
training for officials and employees on the work of preventing and fighting
fires.
* The relationship between the reception with the health department
- Between the hotel and medical parts relationships intertwined. To
regularly check the quality of food hygiene, drink and promptly
address these unusual cases of illness may occur for guests. Hang
five health department has organized training for officials and employees of measures
of handling, temporary aid to promptly take guests to the nearest medical facility
for treatment.
* The relationship between the reception with aviation parts
- the front section also has relationships with the aviation department to do
the work when a customer service request ticket booking.
* The relationship between the reception with Tourism companies
- To address customer requirements as needed for sightseeing, the
hotel must have reciprocal relationships with travel companies. Combined with
travel companies to organize tours to promote the attraction to
the hotel and at the same time enhance the reputation of the hotel in the heart of tourist