QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG TẠI LOTTE

QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG TẠI LOTTE MART
1. Khi đến giao hàng NCC thông báo với phòng giao nhận hàng hóa bằng phiếu giao hàng và đơn đặt hàng của Lotte Mart.
Phiếu giao hàng phải đầy đủ các chi tiết như sau:
- Mã số đơn đặt hàng
- Tên công ty, mã số công ty do Lotte Mart cấp
- Mã hàng hóa, theo mã hàng hóa của Lotte Mart, mô tả hàng hóa.
- Quy cách ( theo quy định của Lotte Mart giống như trên đơn đặt hàng).
- Số lượng thực tế giao
- Chữ ký, họ tên người giao hàng
• Không đem theo đơn đặt hàng của Lotte Mart sẽ không nhập hàng
• Một đơn đặt hàng sẽ được giao trong một ngày, nếu giao từng phần của đơn đặt hàng phải thông báo với phòng giao nhận hàng hóa của Lotte Mart.
• Hàng hóa phải giao đúng ngày đã ghi trong đơn đặt hàng
• Mỗi đơn đặt hàng tương ứng với 01 phiếu giao hàng
2. Sau khi kiểm tra đơn đặt hàng trên hệ thống, phòng giao nhận hàng hóa sẽ cử người kiểm tra cùng với người giao nhận hàng hóa của nhà cung cấp.
3. Nhân viên phòng giao nhận sẽ kiểm tra số lượng thực tế, Số lượng trên phiếu giao hàng cùng với hệ thống của Lotte Mart. Ký xác nhận trên phiếu giao hàng và Sply sheet và hoàn lại một bộ chứng từ cho nhà cung cấp gồm: 01 phiếu giao hàng và 01 sply sheet đã ký nhận của nhà cung cấp.
4. Trường hợp có sự sai biệt về số lượng giữa thực tế và số lượng trên phiếu giao hàng thì nhân viên phòng giao nhận hàng hóa sẽ kiểm tra cùng với người giao nhận của nhà cung cấp thêm 01 lần nữa. Nếu có sự sai biệt, phòng giao nhận hàng hóa sẽ lập phiếu sai biệt về số lượng và được ký nhận bởi nhân viên phòng giao nhận hàng hóa. Phiếu sai biệt này sẽ được gửi cho nhà cung cấp và lưu tại Lotte Mart.
5. Tất cả hàng hóa vào phải sếp gọn gàng trong Palet ( hoặc xe chuyển hàng của Lotte Mart) hàng chất không vượt quá khỏi mép của Palet hoặc xe chuyển hàng và cao không vượt quá tầm nhìn. Nếu palet ( hoặc xe chuyển hàng) nào chất hàng không đúng theo yêu cầu thì phòng giao nhận hàng hóa sẽ từ chối không nhận hàng.
6. Tất cả hàng hóa giao phải đảm bảo đúng quy định
 Đóng lốc ( đóng bao bì) đúng quy định
 Hạn sử dụng phải đủ 2/3 qui định ( ví dụ: hạn sử dụng là 01 năm thì phải trên 08 tháng)
 Mô tả sản phẩm, mô tả trên tem phụ phải đúng với đơn đặt hàng
 Giao hàng đúng ngày trên đơn đặt hàng
 Nếu sản phẩm có hàng khuyến mãi kèm theo phải giao hàng khuyến mãi kèm theo ngay.
QUY ĐỊNH VỀ VIỆC ĐĂNG TẢI GIAO NHẬN HÀNG HÓA
1. Khi nhà cung cấp đến giao hàng phải đăng ký tại cổng bảo vệ ( Nguyễn Thị Thập) trình giấy phép lái xe hoặc chứng minh nhân dân để nhận thẻ đồng thời khai báo chi tiết hàng hóa và tên nhà cung cấp cho bảo vệ đăng ký vào sổ.
2. Đăng ký xong nhà cung cấp cho xe đậu vào khu vực xe chờ nhập hàng ( tại đây có bảo vệ hướng dẫn vị trí đậu xe đúng quy định)
3. Nhà cung cấp mang chứng từ hợp lệ trình cho phòng nhận hàng Lotte mart NSG (BO)
4. Phòng BO sẽ đóng mộc lên phiếu giao hàng của nhà cung cấp xem như chứng từ hợp lệ cho phép việc giao hàng diễn ra.
5. Nhà cung cấp mang phiếu giao hàng có mộc BO trình với bảo vệ sếp tài cho vào nhập hàng.
6. Mỗi lượt nhập hàng 03 xe. Xe giao hàng tươi sống được ưu tiên vào giao hàng theo sự sắp xếp của bảo vệ sếp tài.

CHỨNG TỪ PHẢI MANG THEO
KHI ĐẾN GIAO HÀNG TẠI LOTTE MART
1. Phiếu giao hàng (02 phiếu)
2. Đơn đặt hàng Lotte Mart ( Order Sheet)
3. Hóa đơn giá trị gia tăng ( VAT) của nhà cung cấp: Phòng giao nhận chỉ kiểm tra hóa đơn, sau đó trả lại cho nhà cung cấp cùng với Supply sheet.
4. Chứng minh nhân dân hoặc giấy phép lái xe của tài xế.
• Chứng từ bằng giấy A4 ( Lotte Mart sẽ không nhận chứng từ bằng giấy Fax nhiệt, giấy 02 mặt)
• Phòng giao nhận hàng hóa của Lotte Mart sẽ từ chối nhận hàng nếu nhà cung cấp thiếu một trong các chứng từ trên hoặc giao chứng từ không đúng theo quy định.
THỜI GIAN TRẢ CHỨNG TỪ
1. Hàng tươi sống
Trong vòng 07 ngày, tính từ sau ngày giao hàng ( dựa trên phiếu giao hàng mà phòng giao nhận hàng hóa (BO) ký xác nhận Hàng Đã Nhận của Lotte Mart). Thứ 2 đến thứ 7 hàng tuần:
- Sáng từ 08h đến 09h
- Chiều từ 14h đến 16h40
2. Hàng gia dụng: trả chứng từ trong ngày ( từ 08 giờ đến 16 giờ 40)