Xác định mục tiêu cụ thể cho cuộc h

Xác định mục tiêu cụ thể cho cuộc họp



Để có một cuộc họp hiệu quả, bạn cần xác định rõ mục tiêu cụ thể, các nhiệm vụ cần đạt được. Từ đó, bạn sẽ xác định được phương hướng và các công việc cần làm để chuẩn bị kĩ lưỡng cho cuộc họp. Điều này giúp cho buổi họp diễn ra đúng hướng, tiết kiệm thời gian cho các thành viên tham gia.



Chuẩn bị chu đáo chương trình cuộc họp



Để cuộc họp diễn ra suôn sẻ, thuận lợi, một phần rất quan trọng phụ thuộc vào công tác chuẩn bị. Bạn cần chuẩn bị các văn phòng phẩm như giấy, sổ, bút để ghi chép các nội dung công việc cần thiết. Ngoài ra, các thiết bị như máy tính, máy chiếu slide cũng phải được chạy thử, nạp đủ năng lượng để đảm bảo hiệu quả trong suốt thời gian diễn ra buổi họp. Bên cạnh những trang thiết bị cần có, mỗi người tham gia cuộc họp cần tự trù bị sẵn những nội dung cần báo cáo, đặt câu hỏi hoặc thảo luận.



Gửi tiến trình cuộc họp cho những người tham gia



Để các thành viên nắm được nội dung cuộc họp và có thời gian chuẩn bị, người điều hành cần tóm tắt công việc và mục đích của cuộc họp cho các thành viên tham dự. Trong đó cần ghi rõ thời gian, nội dung cụ thể cho từng hạng mục thảo luận cùng với một lịch trình hợp lý. Như vậy, mọi người sẽ có thời gian chuẩn bị các tài liệu, giấy tờ liên quan và có đóng góp hiệu quả hơn.



Chọn địa điểm và thời gian phù hợp



Thời gian và địa điểm cũng đóng góp một phần quan trọng cho sự thành công của cuộc họp. Thông thường, các buổi họp thường diễn ra vào giữa buổi để tránh thời gian bận rộn vào đầu ngày và tâm lý vội vàng lúc cuối giờ làm việc. Bên cạnh đó, thời gian và địa điểm phải được thông báo cụ thể đến từng người tham dự để tránh đến muộn, ảnh hưởng đến chất lượng cuộc họp.



Phát huy vai trò của người chủ trì



Là người điều hành, chủ trì cuộc họp, bạn phải giữ vai trò kiểm soát nội dung, không khí và thời gian một cách cụ thể, triệt để. Bạn cần linh hoạt xử lý các tình huống trong cuộc họp để tránh nảy sinh mâu thuẫn, tổng hợp ý kiến của các thành viên, đồng thời đưa kết quả cuộc họp như mong muốn.



Cử thư ký cuộc họp



Thư kí là người ghi lại những nội dung đã diễn ra trong cuộc họp, những vấn đề quan. Điều này sẽ giúp cho không chỉ những người tham gia mà cả những thành viên vắng mặt nắm vấn đề một cách rõ ràng nội dung chi tiết của cuộc họp. Bên cạnh đó, thư kí còn là người nhắc nhở các thành viên báo cáo các công việc còn tồn đọng hay công việc cần giải quyết.



Khuyến khích các thành viên đóng góp ý kiến



Một cuộc họp mà không có các ý kiến từ những thành viên tham gia được coi là một buổi họp thất bại. Bởi mục tiêu của cuộc họp là ghi nhận ý kiến của mọi người cho công việc chung. Như vậy, không khí cuộc họp sẽ thêm phần hào hứng và sôi nổi. Hơn nữa, bạn sẽ có cơ hội lắng nghe nhiều ý kiến nhân viên cũng như các yêu cầu của họ đối với công ty. Chính vì vậy, bạn nên đón nhận những ý tưởng độc đáo và mới lạ từ các thành viên, bởi biết đâu những ý kiến dù nhỏ nhất cũng có thể phát huy tác dụng to lớn mà bạn không ngờ tới.



Lắng nghe và tổng hợp ý kiến



Tham gia cuộc họp không có nghĩa là bạn thao thao bất tuyệt mà không chú ý tới ý kiến của người khác. Bởi mục tiêu của cuộc họp không chỉ là trình bày các quan điểm của từng thành viên, mà còn là cơ hội để mọi người được lắng nghe ý kiến của nhau. Vì vậy, bạn cần biết cách lắng nghe ý kiến của mọi người và đưa ra những đóng góp, nhận xét. Trong khi lắng nghe sẽ có những điểm bạn không hiểu, nếu có thể bạn hãy hỏi lại ngay để hiểu được vấn đề. Khi đó, bạn có thể cùng giải quyết vấn đề, góp phần nâng cao hiệu quả của buổi họp.



Tóm tắt và tổng hợp cuộc họp



Khi kết thúc cuộc họp, bạn hãy tổng kết lại những nội dung chính đã được giải quyết hay còn tồn đọng và nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên. Điều này sẽ giúp bạn và các thành viên tham gia một lần nữa thống nhất lại toàn bộ các vấn đề đã được đưa ra thảo luận. Hơn nữa, đây còn là cơ sở cho biên bản cuộc họp sẽ được gửi đến các thành viên tham gia họp và những người vắng mặt có liên quan được biết và thực hiện theo.


Để một cuộc họp diễn ra suôn sẻ và hiệu quả không quá khó. Vấn đề nằm ở vai trò của người điều hành và thái độ của các thành viên tham gia. Đã đến lúc bạn không lãng phí thời gian của mình vào những buổi họp nhàm chán và phát huy vai trò hiệu quả của các buổi họp.

Kết quả (Anh) 1:

Identify specific goals for the meeting To have a meeting effectively, you need to clearly define the specific objectives, the mission needs to achieve. From there, you will determine the direction and the work needs doing to prepared for the meeting. This helps for the meeting taking place in the right direction, saving time for members to join. Prepared the meeting program To the meeting goes well, conveniently, a very important part depends on the preparation work. You need to prepare the Office products such as paper, notes, a pen to record the content of the work needed. In addition, devices such as the computer, slide projectors must also be test run, load sufficient energy to ensure effective throughout the duration of the meeting. Besides the equipment required, each participant meeting the need of self organising available need to report content, ask questions or discuss. Sending the process meetings for the participants For members to grasp the content of the meeting and had time to prepare, executives need to summarize the work and purpose of the meeting to members in attendance. In that note the time, content specific to each category of discussion along with a reasonable schedule. As such, people would have time to prepare the documents, related papers and contributions more effective. Select the appropriate time and place Time and location also contribute an important part to the success of the meeting. Typically, these meetings often take place in the middle of the evening to avoid the busy time in early November and psychology in a hurry at the end of working hours. Besides, the time and place must be specific notice to each person attending to avoid late, affect the quality of the meeting. Promote the role of the person presiding Executive, presided over the meeting, you must keep the role content control, the air and the time a particular way, thoroughly. You need the flexibility to handle the situation in meetings to avoid conflicts, General comments of members, at the same time bringing the results of the meeting as desired. Election of the Secretary of the meeting Secretary is the person who recorded the content took place during the meeting, the issues of interest. This will help not only the participants but also the absence of the members grasp the problem in a clear content details of the meeting. Besides, the Secretary also reminded the members to report the outstanding work or work to solve. Encourage members to contribute comments A meeting without the comments from the participants considered the meeting a failure. By the objective of the meeting is to get everyone's opinion for common tasks. As such, the air of the meeting will add excitement and vivacious. Moreover, you will have the opportunity to listen to the opinions of employees as well as their requirements for the company. Therefore, you should embrace the unique ideas and novelties from the members, by knowing where these small comments can also exert great effects that you can't believe it. Listening and general comments Join the meeting does not mean you any great sports books without paying attention to other people's opinions. By the objective of the meeting is not only presenting the views of individual members, but also the opportunity for people to be listening to each other's comments. So, you need to know how to listen to everyone's opinions and contribute, comment. While listening will have the points you do not understand, if can you ask them just to understand the problem. Once there, you can solve problems, improve the effectiveness of the meeting. Summary and synthesis of the meeting At the end of the meeting, summarized the main content has been resolved or outstanding and specific tasks to each Member. This will help you and the participants again uniting the whole issue was discussed. Moreover, this is also the basis for the minutes of meetings shall be sent to the participants of the meeting and the absence of the relevant people know and follow.To a meeting smoothly and efficiently is not too hard. The problem lies in the role of moderator and the attitude of the members involved. The time has come that you don't waste your time on boring meetings and promote the effectiveness of the role of the meeting.

Kết quả (Anh) 2:

Define specific objectives for the conference to have an effective meeting, you should define specific objectives, the tasks to be achieved. From there, you will determine the direction and the work can be done to prepare thoroughly for the meeting. This makes meeting the right direction, saving time for the participants. Prepare carefully the agenda to the meeting goes smoothly, convenient, a very important part depends on the Preparation. You need to prepare the stationery such as paper, books and pens to record the contents of the work necessary. In addition, devices such as computers, slide projectors should also be tested, load enough energy to ensure effectiveness throughout the duration of the meeting. Besides the equipment required, each participant should order a preparatory meeting of the content available to reports, questions or discussion. Submit progress meetings for the participants to the members grasp meeting content and have time to prepare, the operator should summarize the work and purpose of the meeting for the participants. Which should indicate the duration, the specific content of each item of discussion with a reasonable schedule. Thus, people will have time to prepare the documents, relevant papers and has contributed more efficient. Choose the location and time suitable time and location also plays an important part for the success of the meeting. Normally, the meetings usually took place in mid-afternoon to avoid busy times in the early days and the psychology rush at the end of working hours. Besides, time and location to be announced specific to each participant to avoid arriving late, affecting the quality of the meeting. To promote the role of the chairman is executive, chaired the meeting You have a role to control the content, air and time a specific and thorough. You need flexibility to handle situations in meetings to avoid conflicts arise, general opinion of the members, and provide meeting results as desired. To appoint secretary of the meeting was the recording secretary content took place during the meeting, issues. This will help not only the participants but also the absent members took issue explicitly detailed content of the meeting. Besides, the Secretary also reminded the members who report to work or work remaining to be settled. To encourage member comments A meeting without the comments from the participants in the meeting considered a failure. By objectives of the meeting were recorded opinions of people for common tasks. Thus, the meeting will air more exciting and vibrant. Moreover, you will have the opportunity to hear many opinions as well as the staff of their requirements for companies. Therefore, you should receive unique ideas and novelties from the members, by knowing where the smallest idea can also generate enormous effect that you do not expect them to. Listening and synthetic comments Join the meeting does not mean that you unhesitatingly, without paying attention to other people's opinions. Because the goal of the meeting is not only to present the views of each member, but also an opportunity for everyone to listen to each other's opinions. So you need to know how to listen to the opinions of others and to make contributions, comments. While listening will have the things you do not understand, if you can ask the right to understand the issues. Once there, you can jointly solve problems, contribute to improving the effectiveness of the meeting. Summary and general meeting At the end of the meeting, please summarize the main points have been resolved or backlog and the specific tasks to each member. This will help you and the participants once again unified whole issue was brought up for discussion. Moreover, this is also the basis for the minutes of the meeting will be sent to all meeting participants and the absence of relevant known and follow. For a meeting took place smoothly and efficiently no too hard. The problem lies in the role of moderator and the attitude of the participants. By now, you do not waste your time on boring meetings and promoting the role of the effectiveness of the meeting.